Informative per studenti sul trattamento dei dati personali

Trattamento finalizzato all’orientamento

Finalità e modalità specifiche del trattamento

I dati personali, tra cui anche dati di natura particolare, sono trattati nell’ambito di attività di gestione/monitoraggio del percorso individuale, di consulenza orientativa, di sostegno alla progettualità individuale rispetto al percorso di studi universitari di proprio interesse, nonché per favorire azioni di accoglienza, illustrazione dei corsi universitari e inclusione.

I dati sono trattati in modo specifico e/o individuale nell’ambito di sondaggi, interviste, iniziative volte a:

• garantire una costante attenzione agli esiti del percorso di orientamento delle studentesse e degli studenti della scuola secondaria superiore e alla carriera universitaria degli iscritti, supportandone le fasi "essenziali"(anche al fine di prevenire la dispersione scolastica);
• attivare dei canali di comunicazione diretta (esempio: colloqui individuali), in caso di specifiche esigenze o nei casi di rischio o abbandono universitario o su richiesta dell’interessato, ad esempio favorendo lo sviluppo di competenze personali, sociali, di cittadinanza e imprenditoriali (anche attraverso la creazione  del Portfolio competenze e somministrazione di questionari mirati);.
• favorire, attraverso appositi progetti, l’inclusione di studenti e studentesse, eliminando – ove possibile – situazioni di  diseguaglianza, connesse alla condizione sociale e personale di alcuni studenti, in grado di determinare disparità nell’accesso alla formazione superiore, nella regolarità degli studi e nei tempi di conseguimento del titolo di studio e/o negli sbocchi occupazionali successivi al conseguimento del titolo.

Sulla base di esigenze specifiche espresse dall’interessato, potrebbero essere trattati dati particolari (ad esempio inerenti lo stato di salute dello studente che si rivolge al servizio di orientamento).

Nell’ambito delle suddette finalità, i dati possono essere trattati anche tramite appositi software e/o App. Nello specifico, sono trattati mediante software e App:

• gli esiti di alcune attività di orientamento svolte dall’utente (esempio: esercizi compilati, risultati dei sondaggi, pagine visitate) e interconnessione di questi dati con quanto emerso in eventuali questionari;
• l’interesse segnalato da ciascun utente a un particolare corso, anche al fine di accompagnare la sua iscrizione con info specifiche su scadenze dei bandi, info su eventuali Open day, Almaorienta e altre attività strettamente connesse al percorso di riferimento;
• QR code necessario per accedere alle strutture dell’Ateneo, a fronte dell’iscrizione ad eventi dedicati all’orientamento;
• eventuali contatti dell’interessato anche privati (es: indirizzo mail) per ricontattarli ed eventualmente proporre attività a supporto del percorso di orientamento.

I dati, in forma pseudonimizzata, anonima e/o aggregata, sono altresì trattati allo scopo di studiare e diffondere modelli e pratiche interni all'istituzione, scambiare informazioni ed esperienze, innescare un processo di monitoraggio e valutazione della qualità della didattica.

Base giuridica e natura del conferimento dei dati

La base giuridica di tale trattamento è da rinvenirsi:

• negli artt. 6, paragrafo 1, lettere c) (trattamenti per obblighi di legge) ed e) (trattamenti per ragioni di interesse pubblico) e 9, paragrafo 2, lettera g) (trattamenti per motivi di interesse pubblico) del Regolamento (UE) 2016/679;
• nelle seguenti fonti normative: art. 3 d. n. 245 del  21 luglio 1997; d.m. 8 maggio 2001; art. 2, comma 2 e 3 del d.m. 30 giugno 2021 n. 752; art. 1 comma 6 d.lgs. n. 62 del 13 aprile 2017; art. 1 comma 28 l. n. 107 del 13 luglio 2015;  Raccomandazione 2006/962/CE.

Al fine di partecipare ad iniziative di orientamento è obbligatorio il conferimento dei seguenti dati:

• dati anagrafici e di residenza (incluse e-mail e cellulare);
• percorso di studi in corso o concluso.

Il mancato conferimento di tali dati comporterebbe l’impossibilità di usufruire del percorso di orientamento.

Il conferimento dei dati diversi da quelli sopra indicati (tra i quali, ad esempio, la manifestazione di interesse a ricevere info su uno specifico corso tramite l’APP dedicata) è invece da ritenersi facoltativo e il mancato conf­erimento non avrà alcuna conseguenza diversa dall’impossibilità di usufruire di specifici percorsi di orientamento.

Destinatari

Oltre ai potenziali destinatari menzionati nell’informativa generale, i dati potrebbero essere inviati a:

• scuole superiori con le quali l’Ateneo abbia avviato attività collaborative nell’ambito della finalità in oggetto;
• reti territoriali regionali e provinciali al fine di predisporre ulteriori interventi e per il monitoraggio degli stessi;
• agenzie e uffici Ministeriali competenti in materia di Orientamento per rispondere a specifici obblighi normativi.

Trattamento finalizzato all’erogazione dei test di ingresso o alla verifica dei requisiti di accesso

Informativa per utenti che intendono immatricolarsi a corsi di laurea a numero programmato locale per titoli e a numero programmato nazionale 

Informativa per utenti che intendono immatricolarsi a Corsi di Studio a numero programmato locale o nazionale con procedura di determinazione del punteggio a gestione interna 

Informativa per utenti che intendono immatricolarsi a Corsi di Studio a numero programmato locale o nazionale con procedura di determinazione del punteggio a gestione esterna

Informazioni sul trattamento dei dati personali nell’ambito di test di ammissione online e/o altre prove selettive

Trattamento finalizzato all’erogazione del percorso formativo e gestione della carriera (dall’immatricolazione al conseguimento titolo)

Finalità e modalità specifiche del trattamento

I dati personali, i dati appartenenti a categorie particolari (ad esempio necessari per dare supporto a studenti disabili o con disturbi specifici dell’apprendimento, per la tutela di studentesse in maternità) e/o dati personali relativi a condanne penali e reati (nel caso di studenti detenuti) raccolti dall’atto dell’immatricolazione/registrazione fino al conseguimento del titolo di laurea, di dottorato o di specialista e titolo di master o comunque fino alla conclusione del percorso formativo sono trattati:

• per favorire l’apprendimento e il completamento del percorso formativo di riferimento;
• per consentire la gestione e certificazione della carriera accademica o del percorso effettuato da studenti in mobilità;
• per la stipula di convenzioni per l’attività formativa, nel caso dei dottorandi e dei medici in formazione;
• per lo svolgimento di tirocini curriculari come meglio precisato come meglio precisato nell’apposita informativa;
• per garantire la rappresentanza e la partecipazione democratica degli studenti alla vita dell'Ateneo (ad esempio, elezioni delle rappresentanze degli studenti nei consigli di corsi di laurea, dei Dipartimenti e delle Scuole e in alcuni Organi collegiali centrali ed esercizio delle funzioni connesse alla rappresentanza negli Organi collegiali).

Base del trattamento e natura del conferimento dei dati

La base giuridica di tale trattamento è da rinvenirsi:

• negli artt. 6, paragrafo 1, lettere c) (trattamenti per obblighi di legge) ed e) (trattamenti per ragioni di interesse pubblico) e 9, paragrafo 2, lettera g) (trattamenti per motivi di interesse pubblico) del Regolamento (UE) 2016/679;
• nelle fonti normative inerenti il percorso formativo riferito a tutti gli studenti (tra gli altri: R.D.L. 20-06-1935, n. 1071; l. 11 dicembre 1969, n. 910), ai dottorandi (ad esempio: l. 21 febbraio 1980, l. 19 novembre 1990 n. 341; l. 3 luglio 1998, n. 210, d.m. 8 febbraio 2013 n.45) e agli specializzandi (d.lgs. n. 368/99, d.i. 68/2015; d.i. n. 402/2017).

Il conferimento dei dati personali è obbligatorio. L’eventuale rifiuto comporta l’impossibilità di svolgere le operazioni necessarie ad instaurare il rapporto tra studente e Ateneo. Il rifiuto rende inoltre impossibile all’Ateneo la gestione amministrativa e didattica delle carriere degli studenti, necessaria per adempiere ai citati obblighi di legge.

Destinatari

Oltre ai potenziali destinatari menzionati nell’informativa generale, i dati potrebbero essere inviati a:

• soggetti terzi che gestiscono i fondi e collaborano nell’organizzazione di master, di corsi di dottorato e/o altri corsi post-laurea. Tali soggetti, nominati Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679, possono collaborare direttamente con l’Ateneo nello svolgimento di alcune attività che implicano il trattamento di dati personali (tra le quali: l’accesso all’elenco degli iscritti; la gestione delle selezioni per l’accesso; la gestione del percorso formativo; la stampa di pergamene di laurea o altri certificati);
• soggetti terzi che, in qualità di Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679, trattano i dati nell’ambito del servizio di stampa delle pergamene dei titoli di studio (Scriptorium Decore S.r.l.);
• Almalaurea che, in qualità di Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679, può coadiuvare l’Ateneo nell’ambito di attività volte al miglioramento della qualità della didattica;
•  soggetti terzi che, in qualità di Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679, coadiuvano l’Ateneo nella gestione di sistemi e servizi informatici dell’Ateneo (a titolo esemplificativo: Cineca, Microsoft, Respondus, Zoom, Panopto, Omnia Card);
• nel caso di medici in formazione, ad enti facenti parte della rete formativa e fuori rete formativa delle singole Scuole, nominati Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679;
• nel caso di medici in formazione ad Aziende, ad altri enti pubblici o privati e/o altri Atenei (nella misura in cui trattino dati personali degli specializzandi nell'ambito di compiti e funzioni svolte per conto dell'Ateneo), nominati Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679;
• enti pubblici o privati che finanzino contratti di formazione specialistica o altri percorsi formativi;
• enti locali ai fini del riconoscimento di eventuali sussidi a favore di particolari categorie di studenti; 
• Ministero degli Affari esteri e della Cooperazione internazionale, Questure, Ambasciate, per ciò che attiene i permessi di soggiorno, il riconoscimento di particolari status, la cittadinanza ed eventuali titoli dello studente;
• Organismi Regionali di Gestione (enti dotati di autonomia amministrativo-gestionale istituiti ai sensi delle norme vigenti in materia di diritto agli studi universitari) ed altri istituti per favorire la mobilità internazionale degli studenti e/o ai fini della valutazione dei benefici economici e dell’assegnazione degli alloggi;  
• Ministero dell’Università e della Ricerca;
• enti, istituti o associazioni, al fine di favorirne l’integrazione degli studenti in mobilità nel territorio e nell’ambiente universitario nonché al fine di favorire il dialogo interculturale tra i giovani e lo scambio di esperienze;
• Atenei stranieri, impegnati in percorsi formativi con rilascio di titoli in collaborazione con l’Ateneo di Bologna;
• servizi penitenziari per garantire l'istruzione e la formazione negli istituti penitenziari;
• Atenei stranieri o enti preposti per la verifica dell’effettivo conseguimento dei titoli di accesso ai percorsi di studio dell’Ateneo;
• Enti/Università di provenienza e/o destinazione degli studenti in mobilità per tutte le attività connesse alla realizzazione e gestione della mobilità.

Nel caso di studenti iscritti a un dottorato di ricerca, i dati potranno altresì essere comunicati:

• ad eventuali commissari esterni nell’ambito della procedura selettiva nazionale;
• a valutatori e commissari esterni per l’ammissione all’esame finale;
• ad eventuali enti pubblici o privati consorziati o convenzionati nell’ambito di progetti formativi e di ricerca;
• al Ministero dell’Università e della Ricerca (nell’ambito dell’Anagrafe ufficio Dottorati).

I dati inerenti i medici in formazione specialistica sono altresì inviati a:

• strutture sanitarie pubbliche e private, altre università ed enti pubblici o privati per consentire lo svolgimento delle attività di formazione specialistica;
• MIUR per la gestione delle graduatorie, per l'assegnazione e il monitoraggio delle borse di studio e per l’adempimento di altri compiti istituzionali;
• Regione per l'assegnazione e il monitoraggio delle borse di studio finanziate dalla Regione, nell'ambito delle competenze definite dal d.lgs. 368/99;

altri enti pubblici e privati che finanziano borse di studio a favore dei medici in formazione.

Trasferimento extra UE e condizioni applicabili al trasferimento

Oltre ai casi previsi nell’informativa generale, i dati personali raccolti potrebbero essere trasferiti in un paese non appartenente allo Spazio Economico Europeo (SEE, ossia UE + Norvegia, Liechtenstein, Islanda) nei casi in cui:

• vi sia una richiesta specifica da parte dello studente;
• lo studente svolga mobilità in entrata o in uscita anche nell’ambito di percorsi di studio erogati in collaborazione tra più università/enti o acceda ai percorsi formativi dell’Università di Bologna con titoli di studio conseguiti all’estero.

I dati inerenti agli studenti sopra indicati possono essere trasferiti a: 

• atenei extra UE o enti preposti (nel caso in cui sia necessario verificare il titolo di studi per ragioni professionali o per prosecuzione degli studi); 
• ambasciate estere o all’estero (anche per esoneri dal servizio militare);
• enti/università extra UE di provenienza e/o destinazione degli studenti in mobilità per tutte le attività connesse alla realizzazione e gestione della mobilità, anche nell’ambito di percorsi di studio erogati in collaborazione tra più Università/Enti;
• autorità straniere per finalità diverse quali la concessione di benefici oppure per l'esercizio della professione. 

Il trasferimento è previsto quando è necessario per importanti motivi di interesse pubblico, in applicazione dell’art. 96 d.lgs. 196/2003  e successive modifiche e integrazioni e dell’art. 49 paragrafo 1, lettera d) del Regolamento (UE) 2016/679.

Periodo di conservazione

Tutti i documenti contenenti dati personali che servono a ricostruire eventi giuridici ed economici rilevanti che riguardano uno studente sono conservati senza limiti di tempo. La conservazione dei restanti dati è sottesa ai tempi di conservazione degli atti amministrativi che li contengono e/o ad adempimenti legali previsti per la conservazione (ad esempio quello di dieci anni per gli adempimenti fiscali e contabili richiesti dalla legge).

Trattamento finalizzato allo svolgimento di attività di tirocinio e stage

Finalità e modalità specifiche del trattamento

I dati personali (ad esempio: dati anagrafici, di contatto, di carriera e i dati inerenti la mansione svolta nell’ente o azienda presso la quale viene svolta l’attività di tirocinio) e i dati appartenenti a categorie particolari (per esempio nel caso di persone con disabilità o DSA) sono trattati per la gestione:

• sia dei tirocini curriculari, svolti in Italia o all’estero da studenti ancora iscritti ad un corso di studio o a un master o in mobilità in entrata;
• sia dei tirocini extracurriculari, svolti in Italia o all’estero, dedicati a soggetti che abbiano già concluso il percorso di studi.

I dati sono trattati nell’ambito di una convenzione stipulata tra l’Università e l’ente/azienda ospitante o nell’ambito di attività svolte in Ateneo, se del caso con il supporto di un tutor o nell’ambito di programmi di mobilità internazionale (come per esempio per il programma Erasmus+).

Base giuridica e natura del conferimento

La base giuridica di tale trattamento è da rinvenirsi:

• negli artt. 6, paragrafo 1, lettere c) (trattamenti per obblighi di legge) ed e) (trattamenti per ragioni di interesse pubblico) e 9, paragrafo 2, lettera g) (trattamenti per motivi di interesse pubblico) del Regolamento (UE) 2016/679;
• nelle fonti normative volte a promuovere tirocini a beneficio degli studenti (art. 18 della l. n.196/1997; d.m. n.142/1998; conferenza Stato - Regioni del 25 maggio 2017; l. reg. n. 1/2019 che apporta modifiche alla l. reg. n. 17/2005, l. n. 56/ 1989 “Ordinamento della Professione di psicologo”; d.m. 239/1992 “Regolamento recante norme sul tirocinio pratico post-lauream per l’ammissione all’esame di stato per l’abilitazione all’esercizio della professione di Psicologo”; d.m. 240/1992 “Regolamento recante norme sull’Esame di stato per l’abilitazione all’esercizio della professione di Psicologo”; d.m. 142/1998 “Regolamento recante norme di attuazione dei principi e dei criteri di cui all’articolo 18 della legge 24 giugno 1997, n. 196, sui tirocini formativi e di orientamento”; d.m. 509/1999 “Regolamento recante norme concernenti l’autonomia didattica degli Atenei”; d.P.R. n. 328/2001 “Modifiche ed integrazioni della disciplina dei requisiti per l'ammissione all'esame di Stato e delle relative prove per l'esercizio di talune professioni, nonché della disciplina dei relativi ordinamenti”; Legge n. 170/2003 “Conversione in legge, con modificazioni, del decreto-legge 9 maggio 2003, n. 105, recante disposizioni urgenti per le università e gli enti di ricerca nonché in materia di abilitazione all’esercizio di attività professionali” e  successive modifiche e integrazioni; d.m. 270/2004 “Modifiche al regolamento recante norme concernenti l’autonomia didattica degli Atenei”, approvato con d.m. 3 novembre 1999, n. 509 del Ministro dell’Università e della Ricerca Scientifica e Tecnologica.

Per i tirocini curriculari, il conferimento dei dati personali è:

• obbligatorio nel caso in cui il tirocinio/stage sia previsto come parte integrante del piano didattico. In tal caso l’eventuale rifiuto preclude la possibilità di portare a termine il percorso di studi.
• facoltativo nel caso in cui il tirocinio/stage sia prevista nel piano didattico quale attività accessoria. L’eventuale rifiuto di conferire i propri dati comporta l’impossibilità di svolgere l’attività di tirocinio.

Per i tirocini extracurriculari, il conferimento dei dati personali è da ritenersi facoltativo. Si precisa tuttavia che l'eventuale rifiuto comporta l’impossibilità di svolgere l’attività di tirocinio.

In relazione a quanto previsto dall’ordinamento in relazione ai diversi tirocini professionalizzanti, il conferimento può essere o meno obbligatorio ai fini del conseguimento dell’abilitazione.

Destinatari

Oltre ai potenziali destinatari menzionati nell’informativa generale, i dati potrebbero essere inviati ai seguenti destinatari:

• Regione e Direzione territoriale del lavoro, nel caso di tirocini extracurriculari;
• su richiesta dell’interessato o nei casi in cui il tirocinio curriculare sia obbligatorio, ad operatori pubblici e privati accreditati o autorizzati e potenziali datori di lavoro ai fini dell’orientamento e inserimento nel mondo del lavoro (ai sensi della legge 30/2003, sulla riforma del mercato del lavoro, e successive attuazioni);
• soggetti che ospitano il tirocinante e che, in qualità di Responsabili del trattamento o di persone autorizzate, trattano dati volti ad attestare il raggiungimento degli obiettivi formativi dello studente (es: presenze, attività svolte, ecc.);
• nel caso dei tirocini professionalizzanti di Psicologia, all’Ordine Professionale degli Psicologi dell’Emilia Romagna;
• soggetti situati all’estero che ospitano il tirocinio nell’ambito di bandi di programmi di mobilità internazionale ed enti finanziatori degli stessi (ad esempio: Agenzia Nazionale Indire).

Trasferimento extra UE e condizioni applicabili al trasferimento

I dati personali raccolti potrebbero essere trasferiti in un paese non appartenente allo Spazio Economico Europeo (SEE, ossia UE + Norvegia, Liechtenstein, Islanda) solo nei casi in cui:

• vi sia una richiesta specifica da parte dello studente o nei casi in cui il tirocinio sia svolto all’estero;
• lo studente partecipi a un programma di mobilità internazionale.
• Il trasferimento è previsto quando è necessario per importanti motivi di interesse pubblico, in applicazione dell’art. 96 d.lgs. 196/2003  e successive modifiche e integrazioni e dell’art. 49 paragrafo 1, lettera d) del Regolamento (UE) 2016/679.

Trattamento finalizzato ad attività di orientamento al lavoro e job placement

Finalità e modalità specifiche del trattamento

I dati personali (dati anagrafici, di contatto e di carriera degli studenti, curriculum vitae, competenze e conoscenze specifiche) ed eventuali dati appartenenti a categorie particolari sono trattati al fine di agevolare l’orientamento in uscita e fornire supporto agli studenti per l’inserimento nel mondo del lavoro. In particolare i dati sono trattati:

1. nell’ambito di attività di formazione dello studente in uscita (tramite gestione/monitoraggio del percorso individuale, di consulenza orientativa, di sostegno alla progettualità individuale rispetto al proprio obiettivo professionale, anche mediante colloqui specifici con l’interessato e/o attraverso la partecipazione a seminari/laboratori di orientamento). I dati sono trattati anche allo scopo di garantire una particolare attenzione agli esiti dei percorsi di orientamento;
2. per fornire a studenti e a laureati gli strumenti e l’assistenza necessaria per favorire l’inserimento nel mondo del lavoro, anche attraverso la disponibilità di canali web dedicati (ad esempio tramite comunicazioni e-mail o app) o mediante la partecipazione ad eventi di incontro con i referenti aziendali quali ad esempio career day, recruiting day, iniziative di networking con aziende, webinar online.

I dati di contatto e i dati inerenti la carriera accademica sono trattati per comunicare a studenti e laureati opportune informazioni in merito ad eventi o attività di job placement e/o orientamento al lavoro avviate dall’Ateneo nell’ambito delle proprie attività istituzionali.

I dati sono altresì trattati allo scopo di studiare e diffondere modelli e pratiche interni all'istituzione, scambiare informazioni ed esperienze, innescare un processo di monitoraggio per l’evoluzione dei servizi adeguata al mutamento del mondo del lavoro e/o alle diverse esigenze degli studenti/laureati. Ad esempio, sono documentati/conservati/elaborati presso l’Ateneo i percorsi e le attività di orientamento svolti da ciascun utente, anche tramite software d’Ateneo (esempio: le iscrizioni effettuate), al fine di verificare l’efficacia del servizio erogato.

Base giuridica e natura del conferimento

La base giuridica per il trattamento per le finalità di cui al punto “1” e “2” è da rinvenirsi:

• nell’ art. 6, paragrafo 1, lettere c) (trattamenti per obblighi di legge) del Regolamento (UE) 2016/679;
•  nell’ art. 6, paragrafo 1, lettere e) (trattamenti per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico) del Regolamento (UE) 2016/679;
• nell’art. 9, paragrafo 2, lettera g) (trattamenti di dati particolari per motivi di interesse pubblico) del Regolamento (UE) 2016/679;
• nelle fonti normative che individuano l’Università quale intermediario tra domanda e offerta di lavoro (artt. 6 del d.lgs. n. 276/2003 c.d. “Legge Biagi”; l.n. 183 del 4 novembre  2010,  c.d. "collegato lavoro").

Il conferimento dei dati per le finalità di cui al punto “1” è da ritenersi facoltativo. L’eventuale rifiuto comporta l’impossibilità di usufruire del percorso di orientamento nel mondo del lavoro.

Il conferimento di dati per le finalità di cui al punto “2” per iscriversi agli eventi è da ritenersi facoltativo.

Nel caso in cui gli studenti richiedano di usufruire dei servizi descritti al punto b), l’Ateneo può infatti comunicare o diffondere - anche a privati e per via telematica - dati relativi agli esiti formativi, intermedi e finali, degli studenti e altri dati personali al fine di agevolare l'inserimento professionale, anche all'estero. Qualora l’utente richieda quindi di prendere parte a servizi o eventi organizzati al fine di favorire l’incontro tra domanda e offerta di lavoro, il conferimento dei dati (ad esempio tramite invio del curriculum vitae), qualora richiesto, è da ritenersi obbligatorio. L’eventuale rifiuto comporta, infatti, l’impossibilità di partecipare all’evento, nonché di consentire l’invio di dati a potenziali datori di lavoro.

Destinatari

Oltre ai potenziali destinatari menzionati nell’informativa generale, i dai potrebbero essere:

• inviati a potenziali datori di lavoro, sia pubblici che privati (anche per il tramite di Agenzie Per il Lavoro - APL);
• trattati da Almalaurea, quale Responsabile del trattamento che coadiuva l’Ateneo nella realizzazione delle finalità di trattamento sopra descritte;

trattati da imprese espressamente nominate come responsabili del trattamento (ad es. per esigenze di manutenzione tecnologica dei siti e/o per la realizzazione di specifiche piattaforme digitali).

Periodo di conservazione

I dati personali relativi alla partecipazione di percorsi individuali e all’iscrizione agli eventi sono conservati per il tempo strettamente necessario alla gestione e realizzazione degli stessi e alla realizzazione delle finalità descritte, non superiore a due anni, e successivamente trattati solo in forma aggregata.

I dati relativi al curriculum vitae pubblicati o resi disponibili sulle pagine web d’Ateneo sono conservati per un periodo di un anno dalla conclusione degli eventi nell’ambito dei quali è avvenuto il conferimento.

Trattamento finalizzato a servizi di tutorato, assistenza, inclusione sociale

Finalità e modalità specifiche del trattamento

I dati personali (dati anagrafici e di carriera) e i dati appartenenti a categorie particolari (legati, ad esempio, alla specifica disabilità o DSA) sono trattati al fine di fornire servizi di tutorato, assistenza, inclusione sociale, supporto a persone con disabilità o disturbi specifici dell’apprendimento (DSA). È escluso il trattamento di dati personali per fini strettamente connessi alla gestione della carriera universitaria.

Il trattamento di questi dati attiene ad esempio:

• servizi che possono essere messi a disposizione per supportare gli studenti con disabilità negli spostamenti da e verso le strutture universitarie;
• la diffusione di informazioni o iniziative utili a favorire l’inclusione sociale;

l’erogazione di servizi di supporto (es.: tutorato, interpretariato LIS, servizi di front office specifici, erogazione di ausili in comodato) durante tutto il percorso di studi, con l'obiettivo di individuare e progettare i tipi di sostegno necessari ad ogni studente per svolgere con profitto il proprio corso di studi.

Base giuridica e natura del conferimento

La base giuridica di tale trattamento è da rinvenirsi:

• negli artt. 6, paragrafo 1, lettere c) (trattamenti per obblighi di legge) ed e) (trattamenti per ragioni di interesse pubblico) e 9, paragrafo 2, lettera g) (trattamenti per motivi di interesse pubblico) del Regolamento (UE) 2016/679;
• nelle fonti normative in materia di diritto allo studio per studenti in condizione di disabilità e di D.S.A. (l. n. 104/1992, l. n. 17/99, l. n. 170/2010 e l. n. 4/2004);
• nelle fonti normative sul diritto allo studio (d.lgs. n.68/2012, d.P.C. del 9aprile 2001 e art. 2.1 dello Statuto di Ateneo emanato con d.r. n. 1203/2011).

Il conferimento dei dati per le finalità sopra indicate è indispensabile per l’erogazione dei benefici e dei servizi sopra descritti.

Destinatari

Oltre ai potenziali destinatari menzionati nell’informativa generale, i dati potrebbero essere inviati a:

• ER.GO. al fine di coordinare le attività, i servizi e i benefici economici di rispettiva competenza destinati agli studenti con disabilità;
• helping services, cioè Responsabili del trattamento che supportano l’Ateneo nell’erogazione di servizi a favore degli studenti con DSA e/o disabilità;
• associazioni o organizzazioni o enti pubblici con le quali sono avviate attività di collaborazione per la realizzazione delle attività informative e di orientamento per favorire l’individuazione di strumenti utili sul territorio (esempio: Aziende USL, fondazioni che si occupano di dare consulenza, associazioni specifiche);

enti che ospitano gli studenti in mobilità internazionale.

Trattamento finalizzato all’erogazione di servizi e attività per il diritto allo studio

Finalità e modalità specifiche del trattamento

I dati personali (dati anagrafici, di carriera, economici e dati di riferimenti bancari per l’accreditamento di contributi economici) ed eventuali dati appartenenti a categorie particolari (legati, ad esempio, a studenti con disabilità e/o dati inerenti l’appartenenza ad associazioni di natura politica) sono trattati al fine di garantire il diritto allo studio attraverso il quale lo studente ha la possibilità di fruire di agevolazioni, sussidi, borse di studio e servizi.

In particolare i dati saranno trattati per gli adempimenti connessi a:

• la gestione delle procedure concorsuali per l’attribuzione di borse di studio e agevolazioni agli studenti dell’Alma Mater Studiorum – Università di Bologna;
• la gestione dei servizi per il diritto allo studio;
• la gestione dei rapporti scaturenti dai concorsi e dai servizi di cui sopra e dei connessi pagamenti, ove previsti;

la tenuta dell’Albo delle Associazioni/Cooperative Studentesche Universitarie riconosciute dall’Alma Mater Studiorum – Università di Bologna e la gestione delle procedure concorsuali per l’attribuzione di risorse alle Associazioni iscritte all’Albo sopra indicato.

Base giuridica e natura del conferimento

La base giuridica di tale trattamento è da rinvenirsi:

• negli artt. 6, paragrafo 1, lettere c) (trattamenti per obblighi di legge) ed e) (trattamenti per ragioni di interesse pubblico) e 9, paragrafo 2, lettera g) (trattamenti per motivi di interesse pubblico) del Regolamento (UE) 2016/679;
• d.lgs. n.68/2012, d.P.C. 9 aprile 2001 e art. 2.1 dello Statuto di Ateneo emanato con d.r. n. 1203/2011 (normativa sul diritto allo studio);
• art. 1 commi 252 e ss. della l. n. 232/2016 e Regolamento di Ateneo emanato con d.r. n. 662/2018 (contribuzioni studentesche e relativi esoneri);
• art. 1 lettera b) della l. n. 170/2003, art. 2 del d.m. n. 198/2003 (assegni di tutorato);
• art. 7 del d.m. 198/03 (prestiti fiduciari);
• art. 5 comma 1 lettera a) della l. n. 240/2010 (valorizzazione dei collegi universitari legalmente riconosciuti);
• d. l. 105 del 2003 convertito nella legge 170 del 2003 e art. 4 del d.m. 198/2003 (fondo per il sostegno dei giovani prevede un finanziamento ministeriale ad hoc per l’incentivazione delle iscrizioni ai corsi di studio di particolare interesse nazionale e per favorire la mobilità degli studenti);
• d.lgs. n. 33/2013 (pubblicazione a fini di trasparenza);

• nell’art. 3 comma 4, lettere d) e g) del d.lgs. n.68/2012, art. 2.1 let. f) dello Statuto di Ateneo emanato con d.r. n. 1203/2011 e Regolamento istitutivo dell’Albo delle Associazioni/Cooperative Studentesche Universitarie riconosciute dall’Alma Mater Studiorum – Università di Bologna emanato con d.r. n.1157/2007 (iscrizione all’albo delle associazioni/cooperative studentesche universitarie e concessione alle stesse di contributi o altre risorse di Ateneo).

Il conferimento dei dati per le finalità sopra indicate è facoltativo ma necessario per richiedere l’erogazione dei benefici e dei servizi sopra descritti.

Destinatari

Oltre ai potenziali destinatari menzionati nell’informativa generale, i dati potrebbero essere inviati a:

• ER.GO. al fine di coordinare le attività, i servizi e i benefici economici di rispettiva competenza destinati agli studenti dell’Ateneo;
• su richiesta degli interessati, l’istituto cassiere dell’Ateneo al fine di offrire un prestito fiduciario;
• TPER S.p.A. nell’ambito dell’attribuzione di agevolazioni nell’acquisto di abbonamenti di trasporto per studenti universitari;
• soggetti designati quali Responsabili del trattamento ai quali è affidato il compito di fornire agli studenti in mobilità in entrata servizi di accoglienza (ad esempio supporto per la ricerca dell’alloggio o per le procedure di immigrazione);
• eventuali enti finanziatori di programmi di mobilità internazionale come ad esempio l’Agenzia Nazionale Indire o il MUR (Ministero dell’Università e Ricerca) per il Fondo Giovani
• Withub S.p.A., quale Responsabile del trattamento, per i trattamenti effettuati nell'ambito del servizio di manutenzione dell'applicativo utilizzato per la gestione dell'albo delle associazioni/cooperative studentesche universitarie riconosciute dall'Ateneo;

altri soggetti a cui sono stati affidati in outsourcing servizi specifici per la realizzazione delle finalità di cui trattasi, partner pubblici o privati con cui possono crearsi sinergie per le medesime finalità.

Trattamento finalizzato al caso di diffusione dell’elaborato finale o di elementi ad esso connessi

Consulta il Trattamento finalizzato al caso di diffusione dell’elaborato finale o di elementi ad esso connessi

Trattamento finalizzato alla gestione dei procedimenti di natura disciplinare a carico di studenti

Finalità e modalità specifiche del trattamento

I dati personali, i dati appartenenti a categorie particolari e/o eventuali dati relativi a condanne penali o reati (che potrebbero essere trattati nel caso in cui lo stato di salute o altre convinzioni/situazioni dell’interessato emergano nell’ambito dei procedimenti avviati e/o nelle segnalazioni di illeciti disciplinari) sono trattati al fine di consentire lo svolgimento dell'istruttoria e di eventuali procedimenti amministrativi previsti a carico di studenti, dottorandi e medici in formazione.

Base giuridica e natura del conferimento

La base giuridica di tale trattamento è da rinvenirsi:

• negli artt. 6, paragrafo 1, lettere c) (trattamenti per obblighi di legge) ed e) (trattamenti per ragioni di interesse pubblico) e 9, paragrafo 2, lettera g) (trattamenti per motivi di interesse pubblico) del Regolamento (UE) 2016/679;
• nelle fonti normative che disciplinano il procedimento disciplinare e le sanzioni che possono applicarsi (r.d. n. 1592/1933, art. 16 r.d.l. n. 1071/1935, Statuto e Regolamenti di Ateneo).

Il conferimento dei dati personali è obbligatorio. L’eventuale rifiuto comporta l’impossibilità di svolgere le operazioni necessarie per lo svolgimento dell’istruttoria e di eventuali procedimenti amministrativi.

Destinatari

In merito ai potenziali destinatari già richiamati nell’informativa generale, si precisa che i dati possono essere trattati:

• dall’Avvocatura dello Stato e da avvocati di libero foro;
• nell’ipotesi in cui l’istruttoria coinvolga uno studente internazionale o iscritto a un corso di laurea a titolo congiunto i dati potrebbero essere comunicati all’Università di provenienza.

Trasferimento extra UE e condizioni applicabili al trasferimento

Nell’ipotesi in cui sia coinvolto uno studente internazionale proveniente da un’Università residente in uno stato extra UE, i dati sono comunicati a tale Università:

• o sulla base di una decisione di adeguatezza da parte della Commissione europea, ex art. 45 del Regolamento (UE) 2016/679;
• o tramite l’adozione di una delle misure di garanzia indicate dall’art. 46 del Regolamento (UE) 2016/679 (ad esempio le clausole tipo di protezione dei dati adottate dalla Commissione europea);
• o, in mancanza di una delle condizioni sopra indicate, tramite l’adozione delle condizioni di cui all’art. 49 del Regolamento (UE) 2016/679 (ad esempio nel caso in cui il trasferimento sia necessario per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria);
• garantire una costante attenzione agli esiti del percorso di orientamento delle studentesse e degli studenti della scuola secondaria superiore e alla carriera universitaria degli iscritti, e supportarnendone le fasi "essenziali"(anche al fine di prevenire la dispersione scolastica);
• attivare dei canali di comunicazione diretta (esempio: colloqui individuali), in caso di specifiche esigenze o nei casi di rischio o abbandono universitario o su richiesta dell’interessato ad esempio favorendo lo sviluppo di competenze personali, sociali, di cittadinanza e imprenditoriali (anche attraverso la creazione  del Portfolio competenze e somministrazione di questionari mirati);.
• favorire, attraverso appositi progetti, l’inclusione di studenti e studentesse, eliminando – ove possibile – situazioni di diseguaglianza, connesse alla condizione sociale e personale di alcuni studenti, in grado di determinare disparità nell’accesso alla formazione superiore, nella regolarità degli studi e nei tempi di conseguimento del titolo di studio e/o negli sbocchi occupazionali successivi al conseguimento del titolo.

Trattamento di dati personali effettuato nell’ambito delle attività volte a ridurre la dispersione studentesca e favorire la regolarità degli studi

Finalità e modalità specifiche del trattamento

I dati personali sono trattati nell’ambito del progetto “Ridurre la dispersione studentesca e favorire la regolarità degli studi”, previsto dal piano strategico 2022-2027 dell’Ateneo, al fine di:

• incrementare, migliorare e innovare le pratiche di orientamento in entrata per prevenire l’abbandono precoce;
• migliorare l’offerta formativa e l’organizzazione didattica complessiva per facilitare le carriere di studio;
• creare un sistema di monitoraggio delle carriere studentesche per riconoscere tempestivamente e sostenere efficacemente le studentesse e gli studenti in difficoltà, anche tramite interventi personalizzati ed eventuali strumenti predittivi;
• incrementare le attività di tutorato dedicate alle studentesse e agli studenti che sin dall’inizio delle loro carriere incontrino difficoltà in relazione a specifiche discipline o competenze.

Per la realizzazione di tali azioni, si prevedono le seguenti fasi e operazioni di trattamento di dati personali, effettuate esclusivamente da personale specificamente autorizzato e soggetto a vincoli di riservatezza e/o a segreto professionale:

• estrazione di dati già raccolti dall’Ateneo per il perseguimento di altre finalità istituzionali (ad esempio la gestione della carriera), al fine di ottenere – mediante query specifiche e ulteriori strumenti di indagine (es. questionari online) – informazioni aggiuntive rispetto a quelle già in possesso dell’Ateneo, con particolare attenzione ai fattori che determinano una situazione di difficoltà, contingente o permanente;
• analisi statistiche e aggregate basate sull’elaborazione dei profili associati ad ogni singolo studente;
• contattare via email e/o telefono le studentesse e gli studenti per proporre piani e percorsi di aiuto personalizzabili (compresi eventuali follow up).

I dati, resi anonimi e/o aggregati, sono altresì trattati per finalità statistiche e di ricerca.

Base giuridica e natura del conferimento

La base giuridica di tale trattamento è da rinvenirsi nell’art. 6, paragrafo 1, lettera e) (trattamenti per ragioni di interesse pubblico) del Regolamento (UE) 2016/679 e nell’art. 2-ter del d.lgs. n. 196/2003 ss.mm.ii.
Sono state inoltre adottate le seguenti delibere del Consiglio di Amministrazione: n. 183430 del 28/6/2022 con cui è stato approvato il Piano Strategico di Ateneo 2022-2027; n. 0247544 del 6/9/2023 con cui è stato approvato il progetto “Ridurre la dispersione studentesca e favorire la regolarità degli studi”.
I dati acquisiti dall’Ateneo sono da ritenersi necessari per il perseguimento delle finalità sopra descritte, fermo restando che gli interessati possono in ogni momento esercitare il proprio diritto di opposizione al trattamento dei dati tramite comunicazione ai contatti forniti dall’Ateneo.

Destinatari

Oltre ai potenziali destinatari menzionati nell’informativa generale, i dati potrebbero essere inviati a soggetti terzi, nominati Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679, con riferimento alla gestione di servizi o sistemi informatici dell’Ateneo (ad esempio, servizi Microsoft).

Periodo di conservazione

I dati personali trattati per le suddette finalità sono conservati fino alla cessazione della carriera di ciascuna studentessa e ciascun studente per qualsiasi causa intervenuta (conseguimento del titolo di laurea, rinuncia agli studi o trasferimento presso altro ateneo) e, nel solo caso di conseguimento del titolo di laurea, per ulteriori 12 mesi.

Trattamento di dati personali effettuato nell’ambito della gestione delle carriere alias

Finalità e modalità specifiche del trattamento

I dati personali, tra cui anche dati particolari relativi all’identità di genere dell’interessato, sono trattati per attivare e gestire la carriera alias e permettere alle persone richiedenti il più ampio esercizio possibile del proprio diritto all’autodeterminazione in tema d’identità di genere, nonché per contrastare forme di discriminazione e creare un ambiente di studio e lavoro quanto più sicuro ed equo possibile.

In particolare, i dati personali sono trattati al fine di:

• consentire all’interessato di mantenere il maggior riserbo possibile sui propri dati anagrafici e di essere conosciuti in Ateneo coi propri dati di elezione;
• permettere l’accesso ad alcuni servizi interni ed esterni all’Ateneo con l’uso dei dati elettivi;
• permettere ove possibile la partecipazione ad attività e programmi internazionali con i propri dati elettivi;
• conservare i dati relativi all’identità anagrafica ed elettiva in ragione di procedimenti interni con rilevanza esterna, ivi compresa la conservazione negli archivi di Ateneo a norma di legge.

I dati, resi anonimi e/o aggregati, possono altresì essere trattati per finalità statistiche e di ricerca. 

Base giuridica e natura del conferimento

La base giuridica di tale trattamento è da rinvenirsi: 

• negli artt. 6, paragrafo 1, lettera e) (trattamenti per ragioni di interesse pubblico) e 9, paragrafo 2, lettera g) (trattamenti per motivi di interesse pubblico) del Regolamento (UE) 2016/679;
• nelle seguenti fonti normative: artt. 2, 3 e 34 Cost.; art. 2, comma 1 e 6 dello Statuto di Ateneo; artt. 9 e 10 del Codice Etico e di Comportamento di Ateneo.

Sono inoltre state adottate le linee guida della Conferenza Nazionale degli Organismi di Parità delle Università italiane (COUNIPAR) e la delibera del Consiglio di Amministrazione n. 702 del 28/09/2021, con la quale sono state approvate le linee guida di Ateneo in tema di Carriere ALIAS.

Destinatari

Oltre ai potenziali destinatari menzionati nell’informativa generale, i dati potrebbero essere inviati a:

• soggetti terzi (ad esempio, Start Romagna, CUSB, Er.go, Polo Bibliotecario Bolognese) al fine di consentire l’erogazione di ulteriori servizi e benefici alle persone richiedenti;
• atenei internazionali e strutture ospitanti dei tirocini esterni per consentire la continuità della carriera durante i periodi di mobilità internazionale e/o di tirocinio;

soggetti terzi, nominati Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679, con riferimento alla gestione di servizi o sistemi informatici dell’Ateneo (ad esempio, servizi Microsoft). 

Trasferimento extra UE e condizioni applicabili al trasferimento

Oltre ai casi previsi nell’informativa generale, i dati personali raccolti potrebbero essere trasferiti in un paese non appartenente allo Spazio Economico Europeo (SEE, ossia UE + Norvegia, Liechtenstein, Islanda) nel caso in cui gli studenti svolgano mobilità in entrata o in uscita anche nell’ambito di percorsi di studio erogati in collaborazione tra più università/enti o accedano ai percorsi formativi dell’Università di Bologna con titoli di studio conseguiti all’estero.

Periodo di conservazione

Tutti i documenti contenenti dati personali che servono a ricostruire eventi giuridici rilevanti che riguardano uno studente sono conservati senza limiti di tempo. La conservazione dei restanti dati è sottesa ai tempi di conservazione degli atti amministrativi che li contengono e/o ad adempimenti legali previsti per la conservazione.