Informazioni sul trattamento dei dati personali nell’ambito di test di ammissione online e/o altre prove selettive

I dati personali raccolti/registrati nell’ambito di tali finalità saranno trattati nel rispetto di quanto previsto dal Regolamento (UE) 2016/679 (Regolamento generale sulla protezione dei dati personali) e dal Decreto Legislativo 196/2003 ss.mm.ii. (Codice in materia di protezione dei dati personali), come di seguito esplicitato.

Finalità specifiche e modalità del trattamento

Oltre a quanto precisato già nel bando e nell’informativa generale, si precisa che i dati personali dei candidati e delle candidate possono essere trattati tramite piattaforme o servizi online che permettono di effettuare attività di selezione a distanza, tramite la configurazione di “classi virtuali”.

Il trattamento riguarda, tra gli altri aspetti:

• l'accertamento della sussistenza dei requisiti richiesti per l’espletamento delle attività di selezione;
• l’attivazione del collegamento audio-video che consente di visualizzare le immagini inerenti al candidato necessarie ad assicurare il corretto svolgimento della prova;
• lo svolgimento della procedura, anche in relazione all’individuazione di misure compensative e/o dispensative per caso di disabilità o DSA (se previsto dal bando);
• la gestione delle graduatorie, se previsto nel bando, l'individuazione del soggetto vincitore e/o dei soggetti idonei, l'approvazione degli atti, l’individuazione e l’assegnazione del ruolo da parte degli organi e/o del dirigente/direttore competente;
• la pubblicazione ai fini di trasparenza delle graduatorie e/o delle idoneità in linea con quanto indicato nel bando.

I dati possono essere trattati dagli organi, dalla commissione esaminatrice e dalle unità organizzative preposte.

Le graduatorie dei soggetti idonei possono essere pubblicate sul sito d’Ateneo, qualora previsto dalla legge.

In casi particolari, saranno verbalizzate informazioni inerenti a situazioni anomale come ad esempio casi in cui lo studente non sia rimasto nel frame video, o casi in cui più persone appaiono nel frame video, nell’ipotesi in cui la persona nel frame video differisca dalla persona che ha avviato l'esame o in cui la posizione del viso dell'utente sia anomala rispetto alla webcam. Sono elaborati i dati inerenti al test relativi alla data e l'ora in cui l'utente avvia e completa il test. Si precisa inoltre che ai candidati sarà richiesto di mostrare di fronte alla webcam un documento identificativo che sarà visualizzato a video dalla commissione per la verifica dell’identità.

Possono essere raccolte informazioni inerenti al traffico telematico generato (a titolo esemplificativo: indirizzo IP e MAC Address utilizzati).

Base giuridica del trattamento

La base giuridica del trattamento è da rinvenirsi, ai sensi dell’art. 6, commi 1, lett. e), 3, lett. b) e 9, comma 2, lett. g) del Regolamento (UE) 2016/679 e degli artt. 2-ter e 2-sexies del D.Lgs. 196/2003 ss.mm.ii., nei compiti istituzionali affidati all’Alma Mater Studiorum – Università di Bologna e volti a garantire l’attività in oggetto come previsto dall’art. 33 della Costituzione e dalla Legge n. 264 del 1999.

Periodo di conservazione dei dati personali

I dati sono conservati dall’Ateneo per il tempo strettamente necessario al perseguimento delle finalità sopra descritte, fatto salvo il termine di dieci anni per assicurare gli adempimenti fiscali, contabili e amministrativi richiesti dalla legge e salvo eventualmente termini più lunghi, non determinabili a priori, in conseguenza a diverse condizioni di liceità del trattamento (ad esempio azioni giudiziarie che rendano necessario il trattamento per oltre 10 anni).

I dati degli interessati idonei in graduatoria e dei vincitori sono comunque conservati senza limiti di tempo al fine di ottemperare agli obblighi normativi vigenti e nell’ambito di finalità storiche e archivistiche. I dati di traffico telematico sono conservati per sei mesi.

Categorie di destinatari dei dati personali

I dati saranno trattati esclusivamente da soggetti specificatamente autorizzati e da fornitori di servizi online o piattaforme che, ai soli fini della prestazione richiesta, potrebbero venire a conoscenza dei dati personali degli interessati. Tali soggetti sono espressamente nominati, ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679, Responsabili del trattamento. I dati degli interessati potranno altresì essere trattati da amministratori di sistema espressamente autorizzati dal Titolare, in relazione ai diversi servizi informatici cui questi sono preposti. È possibile conoscere l’identità degli amministratori di sistema e/o l’elenco aggiornato dei Responsabili scrivendo al Titolare del trattamento sopra indicato.

Si precisa che alcuni fornitori, Responsabili del trattamento, risiedono in paesi non appartenenti all’Unione Europea o allo Spazio economico Europeo, ma garantiscono un adeguato livello di protezione dei dati personali e hanno proceduto alla sottoscrizione delle clausole contrattuali tipo, in linea a quanto previsto dall’art. 46 del Regolamento (UE) 2016/679.