Titolare del trattamento
Alma Mater Studiorum – Università di Bologna, di cui il Rettore è Rappresentante legale (sede legale: via Zamboni, 33 - 40126 Bologna, Italia; e-mail: privacy@unibo.it; PEC: scriviunibo@pec.unibo.it).
Responsabile della protezione dei dati personali
Responsabile per la Protezione dei Dati presso l’Alma Mater Studiorum – Università di Bologna (RPD/DPO) (sede legale: via Zamboni, 33 - 40126 Bologna, Italia; e-mail: dpo@unibo.it; PEC: scriviunibo@pec.unibo.it).
Finalità del trattamento dei dati personali
Le finalità primarie perseguite dall’Alma Mater Studiorum – Università di Bologna (di seguito “Ateneo”) sono la ricerca e la didattica, attività inscindibili volte a perseguire un sapere critico aperto al dialogo e all’interazione tra le culture. È altresì compito dell’Ateneo, tutelare e innovare il patrimonio culturale, promuovendo l’elaborazione, il trasferimento, la divulgazione e la valorizzazione delle conoscenze a vantaggio dei singoli e della società. L’Ateneo persegue, oltre alle finalità stabilite dallo Statuto d’Ateneo, altre finalità strumentali alla realizzazione delle citate attività primarie, con il concorso responsabile, nell’ambito delle proprie competenze, di tutti i membri della comunità universitaria. In particolare, tali finalità e compiti sono perseguiti, anche mediante il trattamento dei dati di:
- studenti;
- professori, ricercatori, personale tecnico amministrativo e collaboratori;
- soggetti terzi che hanno contatti, anche occasionali, con l’Ateneo.
I dati sono altresì trattati al fine di assicurare l’utilizzo di strumenti idonei a realizzare le finalità istituzionali garantendo un’adeguata protezione dei dati tramite essi trattati e del patrimonio universitario.
Ulteriori trattamenti dei dati di tali interessati, in forma aggregata o anonima, potranno essere effettuati per finalità statistiche, di ricerca e, più in generale, nell’ambito delle finalità perseguite dall’Ateneo.
Le finalità istituzionali possono essere altresì realizzate mediante l’utilizzo di servizi e strumenti anche di terze parti.
Base giuridica
I trattamenti svolti dall’Ateneo sono fondati dalle seguenti basi giuridiche:
- art. 33 della Costituzione e dell’art. 6 della l. n. 168/1989 e successive modifiche e integrazioni;
- ai sensi dell’art. 6 del Regolamento (UE) 2016/679, paragrafo 1, lettera c) (trattamenti per obblighi di legge), lettera e) (trattamenti per ragioni di interesse pubblico), lettera b) (trattamenti necessari in esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso);
- ai sensi dell’art. 9, paragrafo 2, lettera g) (trattamenti per motivi di interesse pubblico) e lettera j) (ai fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici) del Regolamento (UE) 2016/679;
- nell’art. 2-sexies, comma 2, lett. bb) (istruzione Universitaria) del d.lgs. 196/2003 e successive modifiche e integrazioni;
- ai sensi degli artt. 9, paragrafo 2, lett. j) (archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici) del Regolamento (UE) 2016/679 e 2-sexies, comma 2, lett. cc) (archiviazione nel pubblico interesse o di ricerca storica, per fini di ricerca scientifica, nonché per fini statistici) del d.lgs. 196/2003 e successive modifiche e integrazioni;
- d.lgs.n. 42 del 22 gennaio 2004, “Codice dei beni culturali e del paesaggio, ai sensi dell’art. 10 l. n. 137 del 6 luglio 2002”.
Nel caso di trattamenti fondati su basi giuridiche differenti e/o ulteriori rispetto a quelle sopra individuate, verrà fornita specifica indicazione in eventuali informative di riferimento.
Destinatari dei dati personali
Il trattamento di dati personali da parte di dipendenti e collaboratori dell’Ateneo avviene esclusivamente per il perseguimento delle funzioni istituzionali dell’Ateneo, in linea con le previsioni legislative e regolamentari di riferimento (ad esempio in materia di lavoro, previdenza, assistenza e obblighi fiscali) e nel rispetto delle indicazioni fornite dal Titolare del trattamento.
I dati potranno essere altresì trattati da soggetti pubblici e privati (Fondazioni, Associazioni, ecc.), nominati Responsabili del trattamento ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679, per la gestione di attività di natura istituzionale proprie dell’Ateneo e per l’affidamento di servizi di propria competenza in out-sourcing.
È prevista la comunicazione dei dati personali ad altri soggetti pubblici e privati:
- per l’espletamento di finalità, compiti e/o funzioni attribuiti dalla legge (ad esempio, nel caso di trasferimento di dati previsto dalla legge al Ministero dell’Università e della Ricerca o di accertamenti e controlli effettuati dall’Agenzia delle Entrate) o in adempimento ad obblighi di legge;
- per la realizzazione delle attività di mobilità internazionale;
- per il controllo delle dichiarazioni sostitutive rese ai fini del d.P.R. n. 445/2000 da parte di amministrazioni certificanti;
- per assicurare la formazione del personale;
- per la gestione delle risorse umane coinvolte nei progetti di ricerca finanziati;
- per confermare la presenza di eventuali titoli/attestazioni, su richiesta dell’interessato;
- per la valutazione, gestione e liquidazione di un sinistro dell’interessato o di un terzo a questo collegato da parte di compagnie assicurative e/o broker, nonché per il monitoraggio e l’analisi dei sinistri che riguardino l’Ateneo;
- per garantire la copertura assicurativa a favore dell’interessato o di soggetti a questo collegati da parte di compagnie assicurative e/o broker;
- per indagini e/o accertamenti dell’autorità giudiziaria;
- per la tutela stragiudiziale e giudiziale dell’Ateneo;
- per lo svolgimento delle funzioni attribuite dal d.lgs. 81/2008 al Medico Competente e dal d.lgs. 101/2020 al Medico Autorizzato, anche per ciò che attiene la sorveglianza sanitaria.
La comunicazione dei dati ai suddetti destinatari per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all'esercizio di pubblici poteri è svolta qualora sia prevista da una norma di legge o, nei casi previsti dalla legge, di regolamento, o qualora risulti necessaria per lo svolgimento di compiti di interesse pubblico e per lo svolgimento di funzioni istituzionali, nel rispetto di quanto definito nel d.lgs. 196/2003 e successive modifiche e integrazioni
Nel caso in cui il trattamento avvenga mediante servizi o sistemi che permettono il trattamento di informazioni di carattere personale dei lavoratori, nonché nel caso in cui si desideri conoscere l’elenco completo e aggiornato dei Responsabili del trattamento coinvolti in uno specifico trattamento, è possibile conoscere l’identità degli stessi e degli amministratori di sistema scrivendo al Dirigente/Direttore della struttura che gestisce il servizio o al Responsabile della Protezione dei dati personali sopra richiamato.
Trasferimento all’estero dei dati personali
I dati possono essere comunicati al di fuori dello Spazio Economico Europeo:
- o sulla base di una decisione di adeguatezza da parte della Commissione europea, ex art. 45 del Regolamento (UE) 2016/679;
- o tramite l’adozione di una delle misure di garanzia indicate dall’art. 46 del Regolamento (UE) 2016/679 (ad esempio le clausole tipo di protezione dei dati adottate dalla Commissione europea);
- o, in mancanza di una delle condizioni sopra indicate, tramite l’adozione delle condizioni di cui all’art. 49 del Regolamento (UE) 2016/679:
- qualora la persona interessata abbia manifestato il proprio consenso al trasferimento in maniera inequivocabile;
- il trasferimento sia necessario per l'esecuzione di un contratto tra la persona interessata e l’Ateneo o per l'esecuzione di misure precontrattuali su richiesta della persona interessata;
- il trasferimento sia necessario per la conclusione o l'esecuzione di un accordo, concluso o da concludere nell'interesse della persona interessata, tra il Titolare del trattamento e un terzo;
- il trasferimento sia necessario o prescritto dalla legge per la salvaguardia di un interesse pubblico rilevante, oppure per costatare, esercitare o difendere un diritto per via giudiziaria;
- il trasferimento sia necessario per la salvaguardia dell'interesse vitale della persona interessata;
- il trasferimento avvenga a partire da un registro pubblico (subordinato alle condizioni di accesso ai registri in generale).
Periodo di conservazione dei dati personali
I dati sono conservati dall’Ateneo per il tempo strettamente necessario al perseguimento delle finalità sopra descritte, fatto salvo il termine di dieci anni per assicurare gli adempimenti fiscali, contabili e amministrativi richiesti dalla legge e salvo eventualmente termini più lunghi, non determinabili a priori, in conseguenza a diverse condizioni di liceità del trattamento (ad esempio azioni giudiziarie che rendano necessario il trattamento per oltre 10 anni).
Si precisa altresì che alcuni dati personali sono soggetti a vincoli di conservazione per scopi storici in relazione, ad esempio, a documenti conservati presso gli archivi dell’Ateneo dichiarati di notevole interesse storico.
Diritti dell’interessato
Gli interessati hanno il diritto di ottenere dall’Alma Mater Studiorum – Università di Bologna, nei casi previsti, l'accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che li riguarda o di opporsi al trattamento (artt. 15 e ss. del Regolamento). L'apposita istanza all'Alma Mater Studiorum – Università di Bologna è presentata contattando il Responsabile della protezione sopra indicato.
Gli interessati che ritengono che il trattamento dei dati personali a loro riferiti avvenga in violazione di quanto previsto dal Regolamento (UE) 2016/679 o del d.lgs. 196/2003 e successive modifiche e integrazioni hanno il diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei dati personali, come previsto dall'art. 77 del Regolamento citato, o di adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 del Regolamento).
Ulteriori finalità del trattamento di dati personali
Oltre alle finalità non espressamente indicate sopra, l’Ateneo potrebbe trattare i dati nel caso in cui il trattamento risulti necessario per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico o per l'esercizio di pubblici poteri di cui è investito l’Ateneo. I dati, in forma anonima o pseudonimizzata, potranno essere trattati a fini di archiviazione nel pubblico interesse, o di ricerca scientifica o storica o a fini statistici.
Eventuali approfondimenti
Nel caso in cui l’interessato desideri ricevere specifici approfondimenti in merito al trattamento dei suoi dati, potrà riferirsi alle informative inerenti: