Chiunque usufruisca di servizi e strumenti dell’Ateneo o contribuisca alla realizzazione di attività istituzionali

Trattamento finalizzato a rendere identificabile e accertare l’identità digitale di un soggetto

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I dati personali ed eventuali dati appartenenti a categorie particolari (ad esempio nel caso in cui siano rilevabili dalla foto) sono trattati al fine di rendere identificabile e accertare l’identità di soggetti (personale, studenti, collaboratori, terzi) che sono in rapporti con l’Ateneo.

In particolare, a tal fine i dati possono essere trattati per:

  • il rilascio della firma digitale, che permette la sottoscrizione digitale di documenti nell’espletamento delle funzioni istituzionali del firmatario (ad es. nell’ambito del processo di verbalizzazione digitale degli esami e/o per la compilazione dei registri);
  • l’assegnazione delle credenziali d’Ateneo al fine di consentire l’accesso alla rete, ai servizi di rete e alle applicazioni informatiche dell’Ateneo (ivi inclusa la creazione di una casella di posta elettronica utilizzata per favorire la comunicazione istituzionale). Inoltre, i dati sono trattati al fine di assicurare una corretta gestione delle autorizzazioni, anche dal punto di vista informatico, tramite l’identità digitale dell’interessato;
  • l’assegnazione di un badge a ciascun dipendente, collaboratore, studente o soggetto terzo per consentire l’identificazione dell’interessato all’interno dell’Ateneo. Inoltre, attraverso il badge è possibile:
    - avere accesso ai locali;
    - controllare e regolare l’accesso fisico alle strutture e ai locali dell’Ateneo, al fine di preservare il patrimonio universitario e migliorare la sicurezza. Si precisa che nell’ambito di tale finalità sono applicate ai badge le c.d. etichette “RFID”, le quali permettono ad un sistema informatico dell’Ateneo denominato “CIP” di identificare l’utente. Sono utilizzate informazioni personali (nome, cognome, matricola, gruppo di appartenenza/tipologia di incarico, dati inerenti accesso e uscita) rilevate nel momento di avvicinamento del badge al lettore.

Icona Base giuridica e natura del conferimento dei datiBase giuridica e natura del conferimento

La base giuridica di tale trattamento è da rinvenirsi negli artt. 6, paragrafo 1, lettera e) (trattamenti per ragioni di interesse pubblico) e 9, paragrafo 2, lettera g) (trattamenti per motivi di interesse pubblico) del Regolamento (UE) 2016/679.
Il conferimento dei dati personali è obbligatorio. L’eventuale rifiuto comporta l’impossibilità di erogare la prestazione lavorativa e/o usufruire dei servizi d’Ateneo.

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Oltre ai potenziali destinatari menzionati nell’informativa generale, i dati potrebbero essere inviati a soggetti terzi, nominati Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679, che possono collaborare direttamente con l’Ateneo nello svolgimento di alcune attività che implicano il trattamento di dati personali (tra le quali: la stampa e il rilascio dei badge; il rilascio di certificati di firma digitale e/o di autenticazione e/o per la gestione di sistemi e servizi informatici d’Ateneo connessi alla gestione dell’identità digitale).

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I dati trattati nell’ambito della gestione interna all’Ateneo in merito all’assegnazione e alla scadenza delle firme digitali sono conservati per tutto il periodo in cui il servizio rimarrà attivo, salvo periodi di conservazione più lunghi per la realizzazione di finalità statistiche e/o per il miglioramento del servizio.
I tempi di conservazione delle credenziali istituzionali sono definiti da regolamento o tramite decreti dirigenziali.
A seguito dell’eventuale riconsegna del badge lo stesso viene distrutto dall’Ufficio preposto. 

Trattamento di dati personali ai fini di trasparenza (pubblicità e accesso), prevenzione, contrasto della corruzione e della cattiva amministrazione

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Al fine di promuovere la partecipazione degli interessati all’attività amministrativa, nonché favorire forme diffuse di controllo sul perseguimento delle funzioni istituzionali e sull’utilizzo delle risorse pubbliche, potrebbe essere necessario trattare alcuni dati personali dell’interessato (ad esempio: i dati anagrafici, di carriera, i dati patrimoniali e reddituali, ecc.) mediante pubblicazione sul sito istituzionale nella sezione “Amministrazione Trasparente”.

I dati in oggetto potrebbero essere originariamente raccolti per finalità differenti (ad esempio al momento dell’assegnazione di uno specifico incarico istituzionale o professionale) e, al fine di ottemperare alla normativa vigente, essere oggetto di pubblicazione.

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La base giuridica di tale trattamento è da rinvenirsi nei compiti istituzionali affidati all’Alma Mater Studiorum – Università di Bologna volti all’ottemperamento di norme di legge ai fini di trasparenza (pubblicità e accesso), prevenzione, contrasto della corruzione e della cattiva amministrazione, alla luce dei riferimenti normativi di seguito riportati:

  • art. 6 del Regolamento (UE) 2016/679, paragrafo 1, lettera c) (trattamenti per obblighi di legge), lettera e) (trattamenti per ragioni di interesse pubblico);
  • D.lgs. n. 165/2001 - Norme generali sull'ordinamento del lavoro alle dipendenze delle amministrazioni pubbliche;
  • D.lgs. 14 marzo 2013 n. 33 - Riordino della disciplina riguardante gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni
  • D.lgs. 25 maggio 2016 n.97 - Riordino della disciplina riguardante il diritto di accesso civico e gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni;
  • Legge 6 novembre 2012 n. 190 - Disposizioni per la prevenzione e la repressione della corruzione e dell'illegalità nella pubblica amministrazione;
  • D.lgs. 8 aprile 2013, n. 39 - Disposizioni in materia di inconferibilità e incompatibilità di incarichi presso le pubbliche amministrazioni e presso gli enti privati in controllo pubblico;
  • Legge 7 agosto 1990, n. 241 - Nuove norme sul procedimento amministrativo;
  • D.lgs. 18 aprile 2016, n. 50 - Codice dei contratti pubblici.

Il conferimento dei dati per le suddette finalità è obbligatorio.

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I dati sono trattati dai Responsabili della trasmissione e della pubblicazione individuati nel Piano di prevenzione della Corruzione – Allegato A), dalla Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza e diffusi sul sito web d’Ateneo da soggetti specificatamente autorizzati dall’Alma Mater Studiorum – Università di Bologna.

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I dati dell’interessato, qualora siano diffusi per le suddette finalità, saranno pubblicati per cinque anni decorrenti dal primo gennaio dell’anno successivo a quello di pubblicazione.

Le uniche eccezioni riguardano:

  • gli atti che producono ancora i loro effetti alla scadenza dei 5 anni, che devono rimanere pubblicati fino a che non cessa la produzione degli effetti (es. le informazioni riferite agli organi di indirizzo politico e ai dirigenti della P.A., che vengono aggiornate e possono restare online oltre i cinque anni, fino alla scadenza del loro mandato o incarico);
  • i dati riguardanti i titolari di incarichi politici, i dirigenti e titolari di posizione organizzativa, i consulenti e collaboratori (che devono rimanere pubblicati per i 3 anni successivi alla scadenza dell’incarico).

Decorsi i predetti termini, i dati possono essere oggetto di istanza di accesso civico generalizzato ai sensi dell’art. 5 del d.lgs. 33/2013.

Informativa sui cookie e sul trattamento dei dati personali nei siti del sistema Portale di Ateneo

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Informativa per il trattamento dei dati degli utenti del Catalogo Italiano dei Periodici (ACNP)

Informativa per il trattamento dei dati degli utenti del Catalogo Italiano dei Periodici (ACNP)

Trattamento nell’ambito dell’iscrizione a newsletter tematiche promosse dall’Ateneo

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La presente informativa è rivolta a coloro che si iscrivono ad una newsletter nella quale è garantita, in qualsiasi momento, la possibilità di disiscrizione e che è creata per  realizzare uno o più finalità previste dalle legge n. 150/2000, tra cui quelle di:

  • illustrare le attività dell’Ateneo e il suo funzionamento;
  • favorire l’accesso ai servizi, promuovendone la conoscenza;
  • promuovere conoscenze allargate e approfondite su temi di rilevante interesse pubblico e sociale;
  • favorire processi interni di semplificazione delle procedure utilizzate e dei procedimenti amministrativi;
  • promuovere l’immagine dell’Ateneo, nonché quella dell’Italia, in Europa e nel mondo, conferendo conoscenza e visibilità ad eventi d’importanza locale, regionale, nazionale ed internazionale.

I dati personali sono trattati al fine di poter iscrivere l’interessato a una mailing list per la gestione di newsletter tematiche attivate dall’Ateneo, anche tramite specifiche unità organizzative. A tal fine, l’interessato riceverà via posta elettronica, in modo automatico e gratuito, tutte le comunicazioni inerenti al tema o all’ambito di riferimento.

Le newsletter possono altresì essere utilizzate per favorire la condivisione di attività e pratiche amministrative, didattiche o di ricerca, per mantenere relazioni con e tra studenti, docenti, personale TA e, in generale, con tutti i cittadini italiani e stranieri interessati alle attività oggetto delle comunicazioni veicolate dalle newsletter.

Icona Base giuridica e natura del conferimento dei datiBase giuridica e natura del conferimento

La base giuridica del trattamento è da rinvenirsi, ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lettera e) (trattamenti per ragioni di interesse pubblico) del Regolamento (UE) 2016/679.

Nel caso in cui l’interessato dovesse rifiutarsi a conferire i dati per le finalità e nelle modalità sopra descritte, l’interessato non potrà fruire del servizio legato alla newsletter.

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Oltre ai potenziali destinatari menzionati nell’informativa generale, i dati potrebbero essere trattati da aziende e fondazioni, nominate Responsabili del trattamento, coinvolte ad esempio per esigenze di manutenzione tecnologica del sito, nonché per la gestione di spazi web.

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Per la realizzazione della finalità sopra descritta i dati saranno conservati esclusivamente per il periodo in cui il servizio di newsletter sarà attivo. 

Trattamento finalizzato a partecipare a un evento nel quale possono anche essere realizzati video e materiali multimediali promozionali e divulgativi

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Con il presente documento si intendono fornire tutte le informazioni necessarie per prendere parte a eventi dell’Alma Mater Studiorum - Università di Bologna, per i quali non siano state previste informazioni diverse da quelle di seguito specificate. Qualora nella fase di iscrizione all’evento, infatti, sia stata resa una diversa informativa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679, precisiamo all’interessato che dovrà riferirsi esclusivamente ai contenuti indicati nell’informativa specifica resa in fase di iscrizione.

In particolare, i dati personali raccolti nell’ambito della partecipazione all’evento possono essere trattati per le finalità di seguito riportate:

  1. per garantire e gestire la partecipazione all’evento di cui trattasi. I dati saranno trattati al fine di iscrivere l’interessato all’evento, contattarla per informazioni strettamente inerenti l’evento stesso e, se del caso, per finalità di monitoraggio e verifica di attività formative, progettuali e/o di ricerca da parte dell’Ateneo;
  2. per la realizzazione di video e materiale multimediale promozionale e divulgativo. I dati personali, in particolare l’immagine dell’interessato, potrebbero essere trattati per la realizzazione di video e materiale multimediale da utilizzare come strumento promozionale e divulgativo volto alla realizzazione delle finalità istituzionali perseguite tramite l’evento.

Le immagini, i video ed eventuali ulteriori materiali multimediali saranno conservati, anche in forma elettronica e su qualsiasi supporto tecnologico, per le finalità e nei limiti sopra definiti e potrebbero essere diffuse ai sensi della l. n. 150/2000 sui siti istituzionali nonché attraverso canali social network (a titolo esemplificativo ma non esaustivo: Facebook, Twitter, Youtube). L'uso delle immagini non dà diritto ad alcun compenso. È in ogni caso esclusa qualunque utilizzazione di immagini che possa arrecare pregiudizio all’onore, alla reputazione o al decoro della persona ritratta, ripresa o registrata.

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La base giuridica del trattamento di cui al punto (1) è da rinvenirsi, ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lettera e) (trattamenti per ragioni di interesse pubblico) del Regolamento (UE) 2016/679.

Nel caso in cui l’interessato dovesse rifiutarsi a conferire i dati per le finalità e nelle modalità di cui al punto (1), l’Università non potrà garantire e gestire la sua partecipazione all’evento.

La base giuridica del trattamento di cui al punto (2) è da rinvenirsi, ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lettera a) (trattamento effettuato sulla base del consenso espresso dell’interessato) del Regolamento (UE) 2016/679.

Il consenso per la realizzazione di video e materiale multimediale di cui al punto “2” viene espresso attraverso l’atto volontario di recarsi o collocarsi in aree per le quali è segnalato che verranno effettuate riprese fotografiche o audio/video (ad esempio sale convegni, spazi specifici di un convegno, ecc.) o nel caso in cui decida di intervenire o attivare la webcam durante la sessione di registrazione.  Gli spazi e le eventuali sessioni on-line che saranno oggetto di registrazione saranno chiaramente identificati con apposita informativa iconica e/o appositamente comunicati  durante l’evento.

Icona DestinatariDestinatari

Oltre ai potenziali destinatari menzionati nell’informativa generale, i dati potrebbero essere trattati da aziende e fondazioni, nominate Responsabili del trattamento, coinvolte ad esempio per esigenze di manutenzione tecnologica del sito, per la gestione di spazi web, per la realizzazione di foto o riprese, nonché per il montaggio di video.

I dati dei partecipanti potranno altresì essere trattati da eventuali soggetti finanziatori del progetto o dell’attività nell’ambito delle quali è stato pensato l’evento per esclusive finalità di monitoraggio e rendicontazione.

Icona Periodo di conservazionePeriodo di conservazione

Per la realizzazione della finalità (1) i dati saranno conservati esclusivamente per il tempo strettamente necessario alla realizzazione dell’evento, salvo il caso in cui la conservazione per un tempo maggiore risulti necessaria per ottemperare a un obbligo di legge o alla luce di tempi stabiliti, ad esempio, nei bandi di ricerca finanziata.

Per la realizzazione della finalità (2) i dati saranno trattati e conservati per il tempo strettamente necessario alla sua realizzazione e, salvo periodo diverso indicato al momento del conferimento, non oltre cinque anni.