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Informative per professori, ricercatori, personale tecnico amministrativo e collaboratori

Trattamento finalizzato alla gestione del rapporto di lavoro

Finalità e modalità specifiche del trattamento

I dati personali, tra cui anche dati particolari (dati inerenti lo stato di salute, dati idonei a rilevare l’adesione a sindacati o ad organizzazioni di carattere sindacale, dati idonei a rilevare le opinioni politiche o le convinzioni religiose, dati inerenti l’obiezione di coscienza e le convinzioni inerenti la sperimentazione animale, dati personali relativi a condanne penali e reati) sono trattati per l’esecuzione della prestazione lavorativa e dei compiti e delle funzioni istituzionali dal momento della presa in servizio al momento della cessazione del personale (docenti, ricercatori, personale tecnico – amministrativo, assegnisti di ricerca, CEL e collaboratori, anche in convenzione).
Il trattamento riguarda in particolare i seguenti ambiti:

la gestione degli eventi di carriera, delle progressioni, delle valutazioni, degli incarichi, di qualifiche e titoli onorari, di mobilità interna ed esterna, di incarichi extra istituzionali, nonché inerenti la pensione o trattamenti di fine servizio;
la gestione di attività strettamente connesse all’esecuzione della propria prestazione lavorativa (a titolo esemplificativo: partecipazione a gruppi tematici, progetti/eventi, trattamento di dati nell’ambito di accordi per i quali si è referente, svolgimento di attività conto terzi, programmazione annuale degli obiettivi e dei progetti, gestione di parte del budget, registrazione e/o rilevazione audio/video di lezioni o eventi istituzionali, invio di comunicazioni volte a favorire la conoscenza di informazioni di natura istituzionale, ecc.);

trattamenti economici (accredito dello stipendio, gestione dei buoni pasto, previsioni di sussidi e assegni, corresponsione di indennità al personale dipendente con disabilità, anche a fini di deduzioni fiscali e altre attività) e gestione contabile e amministrativa di procedimenti che riguardano l’interessato (tra cui compensi, borse, missioni, trasferte, rimborsi di spese di pubblicazione di articoli scientifici o di operazioni di sdoganamento);
rilevazione e gestione delle presenze e informazioni connesse (tra cui orario di lavoro e timbrature, spostamenti tra sedi universitarie con mezzi di trasporto, missioni, permessi o aspettative, congedi e maternità, adesione a scioperi e partecipazione ad assemblee sindacali);
servizi di ascolto e inclusione;
valutazione del personale, anche nell’ambito di attività più ampie inerenti, ad esempio, la qualità della didattica, della ricerca e di altre attività di natura accademica (valutazione della qualità delle prestazioni del personale tecnico amministrativo, la gestione di un repertorio delle conoscenze, ecc.);
gestione delle pratiche assicurative e previdenziali;
trattamenti assistenziali;
denunce e pratiche di infortunio;
programmazione degli obiettivi e dei progetti, finalizzata alla valutazione del personale, alla pianificazione finanziaria e alla predisposizione del budget.

Base giuridica e natura del conferimento

La base giuridica di tale trattamento è da rinvenirsi:

negli artt. 6, paragrafo 1, lettera b) (trattamenti per l’esecuzione di un contratto), c) (trattamenti per obblighi di legge) ed e) (trattamenti per ragioni di interesse pubblico) e 9, paragrafo 2, lettera b) (trattamenti per obbligo di legge) g) (trattamenti per motivi di interesse pubblico) del Regolamento (UE) 2016/679;
nelle seguenti fonti normative: d.P.R. 445/2000 “Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa”; l. 335/1995 “Riforma del sistema pensionistico obbligatorio e complementare”; l. 152/1968 “Nuove norme in materia previdenziale per il personale degli Enti locali”; d.P.R. 461/2001 “Regolamento recante semplificazione dei procedimenti per il riconoscimento della dipendenza delle infermità da causa di servizio, per la concessione della pensione privilegiata ordinaria e dell'equo indennizzo, nonché per il funzionamento e la composizione del comitato per le pensioni privilegiate ordinarie”; d.P.R. 1124/1965 “Testo unico delle disposizioni per l'assicurazione obbligatoria contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali”; d.P.R. 334/2004 “Regolamento recante modifiche ed integrazioni al d.P.R. n. 394 del 31 agosto 1999, in materia di immigrazione”; art. 21 CCNL del 06 luglio 1995, CCNL di comparto con riferimento al trattamento dei dati effettuato per le visite mediche di controllo domiciliare (c.d. visite fiscali); l. 68/1999 “Norme per il diritto al lavoro dei disabili”; l. 300/1970 “Norme sulla tutela della libertà e dignità dei lavoratori, della libertà sindacale e dell'attività sindacale, nei luoghi di lavoro e norme sul collocamento”; d.m. 164/1999 “Regolamento recante norme per l'assistenza fiscale resa dai Centri di assistenza fiscale per le imprese e per i dipendenti, dai sostituti d'imposta e dai professionisti ai sensi dell'articolo 40 del d.lgs. n. 241 del 9 luglio 1997”; d.P.R. 600/1973 “Disposizioni comuni in materia di accertamento delle imposte sui redditi”; d.P.R. 180/50 “Approvazione del testo unico delle leggi concernenti il sequestro, il pignoramento e la cessione degli stipendi, salari e pensioni dei dipendenti dalle pubbliche Amministrazioni”; d.P.R. 895/50 “Approvazione del testo unico delle leggi concernenti il sequestro, il pignoramento e la cessione degli stipendi, salari e pensioni dei dipendenti dalle pubbliche Amministrazioni”; d.m. del Lavoro del 12 luglio 2007 “Applicazione delle disposizioni di cui agli articoli 17 e 22 del d.lgs. n. 151 del 26 marzo 2001, a tutela e sostegno della maternità e paternità nei confronti delle lavoratrici iscritte alla gestione separata di cui all'articolo 2, comma 26, della l. n. 335 dell’8 agosto 1995; d.lgs. 165/2001 “Norme generali sull’ordinamento del lavoro alle dipendenze pubbliche”; CCNL relativo al triennio 2016-2018, sottoscritto in data 19.04.2018, rappresenta il Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro relativo al Personale del Comparto Istruzione e Ricerca. Per quanto non espressamente previsto nel suddetto contratto trovano applicazione le disposizioni contenute nei precedenti CCNL del comparto Università (CCNL biennio economico 2006-2007 firmato in data 16 ottobre 2008 e il CCNL biennio economico 2008-2009 firmato in data 12 marzo 2009) per la disciplina del rapporto di lavoro; l. 191/1998 “Modifiche ed integrazioni alle leggi n. 59 del 15 marzo 1997, e n. 127 del 15 maggio 1997, nonchè norme in materia di formazione del personale dipendente e di lavoro a distanza nelle pubbliche amministrazioni. Disposizioni in materia di edilizia scolastica”; d.P.R. 70/1999 “Regolamento recante disciplina del telelavoro nelle pubbliche amministrazioni, a norma dell'articolo 4, comma 3, della l. n. 191 del 16 giugno 1998”; l. 53/2000 “Disposizioni per il sostegno della maternità e della paternità, per il diritto alla cura e alla formazione e per il coordinamento dei tempi delle città”; Accordo Quadro del 23/03/2000 sul telelavoro nella PA; art.23 del CCNL Comparto Università del 16/10/2008; art.28 del CCIL del 2016; direttiva del Dipartimento della Funzione Pubblica n°3 del 2017 con riferimento al trattamento dei dati nel caso in cui la prestazione lavorativa sia svolta in modalità di telelavoro da parte del personale TA; d.P.R. 382/1980 con riferimento alla carriera del personale docente; l. 230/2005 nuove disposizioni concernenti i professori e i ricercatori universitari e delega al Governo per il riordino del reclutamento dei professori universitari; l. 240 del 30 dicembre 2010 “Norme in materia di organizzazione delle università, di personale accademico e reclutamento, nonché delega al Governo per incentivare la qualità e l'efficienza del sistema universitario”; art. 67 comma 1, lett. a) del CCNL del Comparto Istruzione e Ricerca del 19 aprile 2018 disciplina la gestione e l’erogazione di sussidi economici a favore del personale tecnico-amministrativo e collaboratore esperto linguistico dell’Alma Mater Studiorum - Università di Bologna con rapporto di lavoro subordinato a tempo indeterminato e determinato; d.r. 21/2014 del 10 gennaio 2014 “Regolamento delle missioni, delle trasferte e relativo rimborso spese”; art. 31 comma 1, 2 e 4 del d.P.R. 761 del 20 dicembre del 1979 “Stato giuridico del personale delle unità sanitarie locali”; art. 11 del D.Lgs. n. 446 del 15 dicembre del 1997 “Istituzione dell’imposta regionale sulle attività produttive, revisione degli scaglioni, delle aliquote e delle detrazioni del Irpef e istituzione di una addizionale regionale a tale imposta, nonché riordino della disciplina dei tributi locali”.

Il conferimento dei dati personali è obbligatorio. L’eventuale rifiuto comporta l’impossibilità di instaurare un rapporto di lavoro con l’Ateneo e/o adempiere ai compiti istituzionali connessi alla carica ricoperta.

Destinatari

Oltre ai potenziali destinatari menzionati nell’informativa generale, i dati potrebbero essere inviati a:

INPS (per erogazione e liquidazione trattamento di pensione e per l’iscrizione alla gestione separata, l. 335/1995; l. 152/1968);
Ministero dell’Economia e delle Finanze, con riferimento specifico al Comitato di verifica per le cause di servizio e Commissione medica territorialmente competente (nell’ambito della procedura per il riconoscimento della causa di servizio/equo indennizzo, ai sensi del d.P.R. 461/2001);
INAIL, Autorità di P.S., Sportello unico per l’immigrazione (d.P.R. n. 334/2004) e/o altre Autorità previste dalla legge (per denuncia infortunio, d.P.R. 1124/1965), Agenzie delle Entrate;
strutture sanitarie competenti (per visite fiscali, art. 21 CCNL del 06 luglio 1995, CCNL di comparto e/o nell’ambito delle pratiche inerenti il personale in convenzione);
enti presso i quali il personale svolge una parte delle proprie attività in forza di legge/accordi (es: policlinici, strutture sanitarie e istituti universitari di ricovero e cura, convenzionati con le regioni e con le unità sanitarie locali) ai fini della corresponsione delle indennità ai dipendenti e/o attività connesse (es: per escludere dalla base imponibile IRAP i compensi erogati al personale disabile);
soggetti pubblici e privati ai quali, ai sensi delle leggi regionali/provinciali, viene affidato il servizio di formazione del personale;
Direzione Territoriale del Lavoro (per le aspettative);

Centro per l’impiego o organismo territorialmente competente per le assunzioni ai sensi della l. 68/1999;
Amministrazioni provinciali e Centro regionale per l’impiego in ordine al prospetto informativo delle assunzioni, cessazioni e modifiche al rapporto di lavoro, redatto ai sensi della l. 68/1999;
organizzazioni sindacali per gli adempimenti connessi al versamento delle quote di iscrizione e per la gestione dei permessi sindacali;
Ministero delle Finanze, nell’ambito dello svolgimento da parte dell’Ateneo del ruolo di Centro di Assistenza Fiscale (CAF), relativamente alla dichiarazione dei redditi dei dipendenti;
soggetti pubblici e privati per l’espletamento delle procedure in materia di prestiti garantiti verso cessione del quinto dello stipendio e piccoli prestiti ai sensi del d.P.R. 180/50 e 895/50 e successive modifiche;
altra pubblica amministrazione nel caso di distacco, comando o incarico retribuito di un dipendente presso la stessa o presso l’Ateneo di Bologna;
questure con riferimento al rilascio di permessi di soggiorno;
banche per accredito dello stipendio e/o di rimborsi;

Dipartimento per la Funzione Pubblica, nell’ambito degli adempimenti connessi alle anagrafiche delle prestazioni (d.lgs. 165/2001);
Corte dei Conti per atti di spesa di cui all’art. 1, c. 173 del l. n. 266 del 23 dicembre 2005;
MIUR per adempimenti connessi alla gestione della carriera e dei punti organico riferiti ai ruoli docenti e ricercatori;
soggetti terzi pubblici e/o privati che ricevono i dati, per volontà espressa dall’interessato o sulla base di un’adesione dell’interessato a una specifica iniziativa svolta in collaborazione con tale soggetto terzo, per favorire l’avvio e/o la partecipazione ad attività di rilevante interesse pubblico;
soggetti terzi, nominati Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679, con riferimento alla gestione di servizi o sistemi informatici dell’Ateneo;
soggetti terzi, nominati Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679, per un supporto specifico inerenti attività di natura istituzionale proprie dell’Ateneo.

Trasferimento extra UE e condizioni applicabili al trasferimento

Oltre ai casi previsti nell’informativa generale, i dati personali raccolti potrebbero essere trasferiti in un paese non appartenente allo Spazio Economico Europeo (SEE, ossia UE + Norvegia, Liechtenstein, Islanda) nel caso:

di periodi di formazione o di lavoro del personale all’estero o erogati da soggetti esteri, nell’ambito di attività strettamente connesse all’esecuzione della propria prestazione lavorativa;
si renda necessario il rilascio di VISA o di altre pratiche necessarie a favorire lo svolgimento di missioni al di fuori del territorio europeo (iscrizioni a un congresso, prenotazione dell’alloggio, ecc.).

Periodo di conservazione

Tutti i documenti contenenti dati personali di docenti, ricercatori, assegnisti, personale tecnico–amministrativo e collaboratori che servono a ricostruire eventi giuridici, organizzativi ed economici che riguardano una persona che intrattiene o ha intrattenuto un rapporto di lavoro con l’Università sono conservati senza limiti di tempo. La conservazione dei restanti dati è sottesa ai tempi di conservazione degli atti amministrativi che li contengono e/o ad adempimenti legali previsti per la conservazione (ad esempio quello di dieci anni per gli adempimenti fiscali e contabile richiesti dalla legge).

Trattamento di dati personali necessario alla progettazione e gestione dei progetti di ricerca, internazionalizzazione e cooperazione allo sviluppo