Informative per soggetti che utilizzano servizi e strumenti di Ateneo nell'ambito di attività istituzionali

Trattamento finalizzato a rendere identificabile e accertare l’identità digitale di un soggetto

Finalità e modalità specifiche del trattamento

I dati personali ed eventuali dati appartenenti a categorie particolari (ad esempio nel caso in cui siano rilevabili dalla foto) sono trattati al fine di rendere identificabile e accertare l’identità di soggetti (personale, studenti, collaboratori, terzi) che sono in rapporti con l’Ateneo.

In particolare, a tal fine i dati possono essere trattati per:

• il rilascio della firma digitale, che permette la sottoscrizione digitale di documenti nell’espletamento delle funzioni istituzionali del firmatario (ad es. nell’ambito del processo di verbalizzazione digitale degli esami e/o per la compilazione dei registri);
• l’assegnazione delle credenziali d’Ateneo al fine di consentire l’accesso alla rete, ai servizi di rete e alle applicazioni informatiche dell’Ateneo (ivi inclusa la creazione di una casella di posta elettronica utilizzata per favorire la comunicazione istituzionale). Inoltre, i dati sono trattati al fine di assicurare una corretta gestione delle autorizzazioni, anche dal punto di vista informatico, tramite l’identità digitale dell’interessato;

• l’assegnazione di un badge a ciascun dipendente, collaboratore, studente o soggetto terzo per consentire l’identificazione dell’interessato all’interno dell’Ateneo. Inoltre, attraverso il badge è possibile:
  - avere accesso ai locali;
  - controllare e regolare l’accesso fisico alle strutture e ai locali dell’Ateneo, al fine di preservare il patrimonio universitario e migliorare la sicurezza. Si precisa che nell’ambito di tale finalità sono applicate ai badge le c.d. etichette “RFID”, le quali permettono ad un sistema informatico dell’Ateneo denominato “CIP” di identificare l’utente. Sono utilizzate informazioni personali (nome, cognome, matricola, gruppo di appartenenza/tipologia di incarico, dati inerenti accesso e uscita) rilevate nel momento di avvicinamento del badge al lettore.

Base giuridica e natura del conferimento

La base giuridica di tale trattamento è da rinvenirsi negli artt. 6, paragrafo 1, lettera e) (trattamenti per ragioni di interesse pubblico) e 9, paragrafo 2, lettera g) (trattamenti per motivi di interesse pubblico) del Regolamento (UE) 2016/679.
Il conferimento dei dati personali è obbligatorio. L’eventuale rifiuto comporta l’impossibilità di erogare la prestazione lavorativa e/o usufruire dei servizi d’Ateneo.

Destinatari

Oltre ai potenziali destinatari menzionati nell’informativa generale, i dati potrebbero essere inviati a soggetti terzi, nominati Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679, che possono collaborare direttamente con l’Ateneo nello svolgimento di alcune attività che implicano il trattamento di dati personali (tra le quali: la stampa e il rilascio dei badge; il rilascio di certificati di firma digitale e/o di autenticazione e/o per la gestione di sistemi e servizi informatici d’Ateneo connessi alla gestione dell’identità digitale).

Periodo di conservazione

I dati trattati nell’ambito della gestione interna all’Ateneo in merito all’assegnazione e alla scadenza delle firme digitali sono conservati per tutto il periodo in cui il servizio rimarrà attivo, salvo periodi di conservazione più lunghi per la realizzazione di finalità statistiche e/o per il miglioramento del servizio.
I tempi di conservazione delle credenziali istituzionali sono definiti da regolamento o tramite decreti dirigenziali.
A seguito dell’eventuale riconsegna del badge lo stesso viene distrutto dall’Ufficio preposto. 

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