Informativa relativa alle Newsletter di Ateneo

Il presente documento rappresenta un adempimento previsto dal Regolamento (UE) 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali (RGPD), che, ai sensi degli artt. 12, 13 e 14 prevede l’obbligo di fornire ai soggetti interessati informazioni in merito al trattamento dei propri dati personali.

In particolare la presente informativa è rivolta agli utenti iscritti alle newsletter attivate dall’Ateneo o da una struttura di Ateneo.

La base giuridica del trattamento fa riferimento all’art. 6 del RGPD con particolare riguardo al comma 1 punto e): le newsletter riguardano trattamenti svolti per l’esecuzione di compiti svolti nel pubblico interesse (quali favorire e promuovere le attività istituzionali e culturali).

  1. Soggetti del trattamento
  2. Finalità e modalità del trattamento cui sono destinati i dati
  3. Periodo di conservazione dei dati
  4. Natura dei dati
  5. Diritti dell’interessato

 

1. Soggetti del trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati personali è l’Alma Mater Studiorum - Università di Bologna, con sede in via Zamboni, 33 - 40126 Bologna nella persona del Magnifico Rettore quale Rappresentante legale.
Dati di contatto:
E-mail: privacy@unibo.it
PEC: scriviunibo@pec.unibo.it  

I Responsabili interni del trattamento per il riscontro agli interessati oggetto di tale informativa sono:

  • i Responsabili delle strutture didattiche e scientifiche (l’elenco delle strutture è disponibile nella pagina Sedi e Strutture. Nei siti di struttura sono reperibili gli identificativi e i contatti dei responsabili) per le newsletter che riguardano una singola struttura o articolazioni interne ad essa (gruppi di ricerca, UOS, etc.)
  • Il direttore generale e i dirigenti delle aree amministrative per le newsletter che riguardano una singola area o articolazioni interne ad essa (settori uffici). L’elenco di tali soggetti è reperibile nella sezione Amministrazione Generale 

I dati di contatto del Responsabile per la protezione dei dati (RPD):
E-mail: privacy@unibo.it
PEC: scriviunibo@pec.unibo.it 

 

2. Finalità e modalità del trattamento cui sono destinati i dati

Le strutture di Ateneo utilizzano newsletter per inviare ai soggetti interessati comunicazioni che riguardano le proprie attività istituzionali o sono connesse ad esse, comprese quelle di tipo comunicativo e promozionale ad eventi, convegni, seminari, iniziative culturali in genere sia promossi dall’Ateneo che da altri soggetti.

Le newsletter possono anche essere utilizzate per favorire comunità di pratiche, per mantenere relazioni con e tra studenti, docenti, personale TA e, in generale, con tutti i cittadini italiani e stranieri interessati alle attività oggetto delle comunicazioni veicolate dalle newsletter.

I dati personali degli interessati sono trattati senza la necessità del consenso dell’interessato, fatta salva la possibilità di essere eliminato dalla newsletter, di regola con strumenti informatici (quali ad esempio software di gestione di newsletter) al fine di inviare le comunicazioni e notizie relative alle newsletter cui i titolari sono iscritti. Occasionalmente possono essere trattati anche con strumenti non informatizzati (stampe cartacee).

Possono essere utilizzati, in modo anonimo e aggregato, per finalità di analisi statistica (luogo degli iscritti alla newsletter, temi di principale interesse, etc.). Possono essere utilizzati per attività di gestione e manutenzione tecnico – amministrativa della newsletter (es. quando è necessario migrarla da un sistema ad un altro).

I dati personali relativi alle newsletter sono memorizzati e conservati presso i sistemi informativi di Ateneo. Di regola nei sistemi informatici gestiti dal CESIA (Area Sistemi e Servizi Informatici). Tali sistemi informatici garantiscono elevati standard di sicurezza, riservatezza, continuità del servizio.

 

3. Periodo di conservazione dei dati

I dati personali relativi alla newsletter sono conservati fino a quando l’interessato rimane iscritto e cancellati 6 mesi dopo la sua cancellazione o la chiusura della newsletter.

 

4. Natura dei dati

Il conferimento dei dati personali non discende da un obbligo normativo tuttavia è necessario per fruire del servizio legato alla newsletter. L’iscrizione alla newsletter è pertanto volontaria e prevede un comportamento attivo dell’interessato (l’iscrizione). In alcuni casi l’iscrizione potrebbe essere fatta dal personale dell’Ateneo previa richiesta dell’interessato (es. durante un evento).

I dati trattati riguardano indirizzi e-mail e possono riguardare dati anagrafici (quali, ad esempio, nome, cognome, professione, ente di appartenenza, recapito, etc.).

 

5. Diritti dell’interessato

Nella loro qualità di Interessati, gli utenti della newsletter godono, oltre che del diritto di chiedere la tempestiva cancellazione, dei diritti di cui alla sezione 2, 3 e 4 del capo III del Regolamento (UE) 2016/679 (es. chiedere al titolare del trattamento: l'accesso ai propri dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi; chiedere la limitazione dei trattamenti che li riguardano; opporsi al trattamento dei dati che li riguardano; hanno diritto alla portabilità dei dati).

Gli interessati possono altresì proporre reclamo a un'autorità di controllo.

In merito all’esercizio di tali diritti, l’Interessato può rivolgersi al responsabile interno del trattamento.

Gli interessati possono chiedere la cancellazione dalla newsletter in qualsiasi momento.
In questo caso non riceveranno più le comunicazioni relative alla newsletter stessa.