Informativa per il trattamento dei dati degli utenti di Sebina Open Library

Le norme che tutelano i dati personali, in particolare il Regolamento (UE) 2016/679 (RGPD) relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali (artt. 12, 13 e 14), prevedono l’obbligo di fornire ai soggetti cui i dati si riferiscono informazioni in merito al trattamento dei propri dati personali.

L’informativa in questione ha l’obiettivo di fornire alcune indicazioni sui dati personali trattati dalle biblioteche afferenti al Polo Unificato Bolognese del Servizio Bibliotecario Nazionale (SBN) mediante l’applicativo Sebina Open Library.

La base giuridica del trattamento trova fondamento nell’art 6 comma 1 lettera “e” del RGPD.

  1. Soggetti del trattamento
  2. Finalità del trattamento cui sono destinati i dati
  3. Modalità del trattamento
  4. Finalità e modalità specifiche sul trattamento dati inerenti il servizio di prestiti
  5. Periodo di conservazione dei dati
  6. Natura dei dati
  7. Diritti dell’interessato

 

1. Soggetti del trattamento

I Contitolari del trattamento dei dati personali resi dall’interessato sono gli enti sottoscrittori della Convenzione per la gestione del Polo Unificato Bolognese:

Sono responsabili interni del trattamento per il riscontro all’interessato i responsabili delle biblioteche del Polo, il cui elenco potrà essere fornito su richiesta all’indirizzo: polosbnubo@lists.unibo.it.

I Dati di contatto del Responsabile per la Protezione dei Dati (RPD):
E-mail: privacy@unibo.it 
PEC: scriviunibo@pec.unibo.it

 

2. Finalità del trattamento cui sono destinati i dati

Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito denominato RGPD), forniamo agli utenti del Polo le seguenti informazioni.

I dati relativi all’utente che si autentica o si registra in questo sito vengono raccolti e sono successivamente aggiornati ai fini esclusivi dello svolgimento delle attività istituzionali delle biblioteche afferenti al Polo Unificato Bolognese del Servizio Bibliotecario Nazionale (SBN). I dati possono essere altresì trattati per finalità storiche e statistiche.

 

3. Modalità del trattamento

Il trattamento dei dati (tramite registrazioni manuali e/o strumenti informatici) viene realizzato soltanto da personale incaricato delle Biblioteche del Polo Unificato Bolognese del Servizio Bibliotecario Nazionale (d’ora in poi Polo UBO SBN), secondo modalità idonee a garantirne la sicurezza e la riservatezza.

Nel caso in cui l’utente acceda allo spazio utilizzando un account federato o un account di Sebina Open Library, tutte le biblioteche del Polo potranno visualizzare la scheda anagrafica dell’utente contenente tra gli altri dati: nome, cognome, codice fiscale, indirizzo di residenza e numero di telefono.

La biblioteca può effettuare operazioni di trattamento dei dati per la compilazione e la diffusione di statistiche, in forma anonima, sulla composizione dell’utenza che utilizza il sito e sui servizi bibliotecari (es: accesso al materiale documentario delle Biblioteche).

Per consentire all’utente di essere identificato e usufruire dei servizi offerti dagli altri Poli, i dati possono essere comunicati ad altri Poli del Servizio Bibliotecario Nazionale attivi nella Regione.

 

4. Finalità e modalità specifiche sul trattamento dati inerenti il servizio di prestiti

4.1. Uso dei contatti (anche telefonici e indirizzi mail) per il servizio prestiti

Le Biblioteche d’Ateneo intendono snellire e ottimizzare alcune delle procedure relative al servizio di prestito dei libri, in particolare per quanto riguarda le comunicazioni agli utenti relative a servizi da questi richiesti (prestito locale o interbibliotecario, document delivery, acquisto di libri).

Oltre all'indirizzo postale, al telefono fisso o alla posta elettronica, sono utilizzati anche i numeri di telefono cellulare forniti dagli utenti all'atto dell'iscrizione al prestito. I numeri di telefono cellulare sono utilizzati sia per contattare gli interessati che per l'invio di brevi messaggi di testo (sms, short message service) allo scopo di fornire comunicazioni strettamente attinenti al corretto svolgimento dei servizi offerti dalla Biblioteca.

Ciò premesso, con la presente informativa si rende noto agli utenti che i messaggi e le comunicazioni inviati dalla Biblioteca tramite i suddetti strumenti riguarderanno:

  • avvisi della disponibilità di documenti (libri) prenotati dall'utente;
  • avvisi della disponibilità di documenti (libri o articoli) richiesti dall'utente in prestito; interbibliotecario o in document delivery;
  • avviso della disponibilità di libri dei quali l'utente abbia proposto l'acquisto;
  • avviso della scadenza del termine di prestito dei libri.

La vigente normativa sulla tutela dei dati personali e del loro trattamento in formato elettronico e, più in particolare, le indicazioni del Garante della Privacy sull'uso dei brevi messaggi di testo da parte dei soggetti pubblici, consentono a questi ultimi di inviare sms per comunicazioni istituzionali nell'ambito dei propri compiti, senza sollecitare la manifestazione di un consenso, e per le sole finalità connesse a una specifica richiesta o indicazione dell'interessato.

In particolare, l’invio di sms agli utenti avverrà per la comunicazione del primo sollecito di restituzione. Il sollecito è successivo alla scadenza dei termini di prestito, nell’ambito delle operazioni di configurazione del sottosistema di prestito di Ateneo, propedeutiche all’applicazione del Regolamento di Ateneo sulla durata del prestito dei beni bibliografici e conseguenze.
La spedizione degli sms avverrà a cura delle singole Biblioteche d’Ateneo, quale titolare autonomo.
La spedizione verrà gestita per mezzo di una piattaforma software fornita da un'azienda specializzata in telecomunicazioni, nominata al tal fine “Responsabile esterno del trattamento”. Il nominativo del responsabile esterno potrà essere fornito su richiesta dell’interessato scrivendo a privacy@unibo.it.
La Biblioteca non comunica alla ditta di cui sopra né ad altri soggetti pubblici o privati i dati anagrafici, gli indirizzi postali e i numeri di telefono dei propri utenti per finalità ulteriori rispetto a quelle descritte nell’informativa.

Si raccomanda agli utenti di comunicare tempestivamente al personale addetto al servizio di prestito: la cessione a terzi del materiale preso in prestito; la variazione del numero di cellulare; di altri recapiti forniti all'atto dell'iscrizione al servizio.

4.2 Circolazione dei dati inerenti i prestiti

Al fine di preservare il patrimonio librario dell’Ateneo, alcuni uffici che hanno contatti con il pubblico potranno avere evidenza del numero di libri o riviste in prestito a un utente, con l’obiettivo di sollecitarne la restituzione. Tale trattamento è svolto dall’Ateneo, in qualità di autonomo titolare. I dati non saranno oggetto di comunicazione.

 

5. Periodo di conservazione dei dati

I dati saranno conservati dai titolari, conformemente ai principi di cui all’art. 5 Regolamento (UE) 2016/679, per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità e con specifico riguardo al principio di limitazione della conservazione di cui all’art. 5, lett.e), Regolamento (UE) 2016/679.

 

6. Natura dei dati

Il conferimento dei dati ha natura obbligatoria, in quanto necessario ai fini dell’erogazione dei servizi del Polo e della tutela del materiale documentario. L’eventuale rifiuto al conferimento dei dati personali comporta l’impossibilità di usufruire dei servizi web forniti dal Polo, ad esempio prenotazioni, salvataggio di bibliografie, ricerche, ecc.

 

7. Diritti dell’interessato

L’interessato può esercitare i diritti di cui alla sezione 2, 3 e 4 del capo III del Regolamento (UE) 2016/679, contattando ABIS all’indirizzo: polosbnubo@lists.unibo.it