Trasferte per i medici in formazione specialistica

Come chiedere l'autorizzazione alla trasferta

Le trasferte devono essere autorizzate preventivamente dalla direttrice o dal direttore della scuola di specializzazione. L’autorizzazione attesta che l’attività formativa è pertinente all’attività didattica della scuola.

Per potersi recare in trasferta e per svolgere l’attività di formazione anche online devi richiedere la preventiva autorizzazione indicando anche la  spesa complessiva presunta da rimborsare:

• accedi con le credenziali istituzionali @studio.unibo.it a 'U-Web Missioni';
• compila la richiesta.

Come chiedere il rimborso delle spese

Per richiedere i rimborsi delle spese devi:

• accedere a U-Web Missioni;
• inserire la scansione dei documenti contabili relativi alle spese sostenute durante la trasferta: scontrini, biglietti, fatture, ricevute in ordine giornaliero. Verifica massimali annui indicati nel Regolamento delle missioni, mobilità intra-ateneo e trasferte [.pdf 33596 KB];
• al termine della trasferta inoltrare via web la richiesta di rimborso.

Dematerializzazione giustificativi di spesa

I giustificativi sono dematerializzabili per le trasferte:

• in Italia;
• nei paesi dell’Unione Europea;
• nei paesi non-UE con i quali l’Italia ha accordi di reciproca assistenza in materia fiscale.

Quando la trasferta ha come destinazione uno degli Stati con i quali l’Italia non ha un accordo di cooperazione ai fini fiscali (c.d. paesi in black list) resta la consegna cartacea dei giustificativi. L’elenco di questi paesi sarà periodicamente aggiornato a cura degli uffici dell’Amministrazione Generale.

I giustificativi di spesa (fatture, ricevute, biglietti, scontrini) scansionati o fotografati devono:

• essere allegati nell’applicativo U Web Missioni per il rimborso, senza più la necessità di consegnarli in formato cartaceo;
• essere completi, integri e chiaramente leggibili. Ad esempio per ottenere il rimborso delle spese di taxi, debitamente autorizzato, occorre che le ricevute allegate nell’applicativo contengano inderogabilmente la data, il tragitto, l’importo pagato e la firma del vettore/gestore del servizio;
• essere corredati da preventivi di comparazione, fatti contestualmente all’acquisto del servizio, per le spese per le quali il regolamento stabilisce .

Dopo le verifiche dell’ufficio competente e la firma del responsabile, il documento viene protocollato in automatico e trasferito in conservatoria.

Gli uffici possono procedere a una verifica a campione della documentazione allegata nell’applicativo U Web Missioni. In questo caso verrà richiesta anche la consegna dei giustificativi cartacei per verificare:

• l’integrità;
• la congruenza tra i giustificativi caricati in U Web Missioni e quanto effettivamente in possesso del richiedente.

Ti verrà notificato tramite e-mail che, al perfezionamento del procedimento, potrai distruggere i giustificativi cartacei sostituiti dagli esemplari dematerializzati.