ACFO - Settore Affari generali e personale - Ufficio Affari generali

Mission

L’Ufficio supporta, dal punto di vista organizzativo e amministrativo, le funzioni, le attività e i rapporti istituzionali del Dirigente, del Presidente e del Consiglio di Campus di Forlì.

Gestisce i flussi documentali relativi ai processi del Campus di Forlì.

Gestisce le procedure elettorali che si svolgono nella sede.

Supporta la gestione degli spazi assegnati al Dirigente nel Campus di Forlì, in raccordo con gli Addetti Locali alla Sicurezza e con gli altri Settori per quanto di rispettiva competenza.

Principali attività

• Assicura le attività di segreteria e la gestione delle agende del Dirigente e del Presidente del Consiglio di Campus di Forlì.
• Supporta, sotto il profilo amministrativo, organizzativo ed operativo, le attività istituzionali e di rappresentanza del Dirigente e del Presidente del Consiglio di Campus di Forlì, nonché la tenuta dei rapporti con i diversi soggetti e con gli organismi istituzionali.
• Supporta il Presidente nella convocazione delle sedute del Consiglio del Campus di Forlì e cura gli aspetti di segreteria connessi, coadiuvando anche il Settore nell’assistenza alla verbalizzazione delle sedute.
• Gestisce i flussi documentali relativi ai processi del Campus di Forlì, in particolare attraverso la gestione del Protocollo in entrata dei Settori/Uffici dell’Amministrazione di Campus (ad esclusione dei flussi documentali della Segreteria Studenti, degli Uffici Relazioni Internazionali e Tirocini e del Settore Servizi didattici), provvedendo alla registrazione, classificazione, assegnazione dei documenti ai Settori/Uffici competenti, nonché alle richieste di modifica dell’anagrafica Titulus, e della Posta Elettronica Certificata – PEC.
• Funge da raccordo fra i Settori per la spedizione della corrispondenza tradizionale del Campus di Forlì.
• Gestisce le procedure elettorali del Campus di Forlì e supporta l'Amministrazione generale nelle procedure elettorali d’Ateneo articolate sul Campus.
• Gestisce le richieste di concessione di spazi assegnati al Dirigente nel Campus di Forlì per eventi extra-didattici di Strutture interne e per eventi di soggetti terzi.
• Supporta il Dirigente nella gestione degli spazi comuni del Campus al medesimo assegnati per le attività non già di competenza di figure specifiche (ad esempio: Addetto Locale Sicurezza) e/o di altri Unità organizzative dell’Area (ad esempio Settore Servizi Contabili e Amministrativi, ecc.) e/o di altre Aree dell’Ateneo (ad esempio ATEC, APAT, ecc.).
• Gestisce le pratiche per la concessione del patrocinio del Campus di Forlì, con o senza uso del logo.
• Gestisce gli studenti part time assegnati al Campus, in stretto raccordo con le Unità organizzative di assegnazione e con il Settore Servizi Contabili e Amministrativi per gli aspetti finanziari.
• Svolge l’istruttoria finalizzata alla stipula di accordi istituzionali, convenzioni e protocolli per le esigenze del Campus di Forlì (eccettuati quelli da stipularsi nell’ambito di progetti e quelli relativi alle procedure amministrative riguardanti gli interventi, i benefici e i servizi per il Diritto allo Studio, quali – ad esempio - sale studio, attività culturali/sportive/ricreative a beneficio degli Studenti, progetti disabilità, ecc.) e predispone i relativi atti.
• Gestisce le autorizzazioni di accesso ai varchi informatizzati, in raccordo con l’Ufficio Personale e Incarichi e con il Settore Servizi Informatici.
• Collabora con gli altri Uffici/Settori dell’Area al processo di progettazione, organizzazione e gestione degli eventi legati ad esigenze istituzionali rappresentate dal Presidente, nonché degli eventi proposti dall’Ateneo e sviluppati in sede locale in raccordo con la sede centrale.
• Collabora nel supportare il Settore, sotto il profilo organizzativo ed operativo, nelle attività di natura trasversale che, prevedendo il coinvolgimento di più Unità Organizzative, rendano necessario una funzione di raccordo a livello centralizzato.
• Raccoglie i dati di natura non finanziaria del Campus di Forlì necessari per finalità istituzionali, interfacciandosi coi Settori di riferimento.
• Supporta l’Ufficio Personale e Incarichi nelle attività amministrative e di segreteria finalizzate all’erogazione dei servizi al personale TA (a titolo d’esempio, collaborazione nell’invio delle comunicazioni di malattia del personale TA, ecc.) e alla ricezione di candidature per procedure selettive, nonché nella gestione delle procedure di infortunio tramite denuncia INAIL relativamente al personale T.A. dell'Area e al Personale non strutturato avente un rapporto giuridico con l'Area (a titolo d'esempio: collaboratori, assegnisti e borsisti di ricerca, ecc).
• Supporta l’Ufficio Personale e Incarichi nelle pratiche per il rilascio di firma remota per il personale docente e TA del Campus di Forlì, in raccordo con il Settore Servizi Informatici.