Un titolario di classificazione si basa sulle funzioni (primarie, finali, strumentali) di un ente. L'università, nella sua accezione più ampia di ateneo, è chiamata a svolgere tre funzioni primarie: didattica, ricerca e servizi. Con le novità introdotte dalla Legge n. 40/2010 e dalla revisione dello Statuto di Ateneo, le differenze di distribuzione di queste funzioni tra Amministrazione Generale e strutture si sono affievolite al punto da poter essere comprese in un unico Titolario di classificazione per l'Amministrazione Generale e per le strutture, anche per incentivare la semplificazione amministrativa e l'interoperabilità tra i sistemi di protocollo.
Il nuovo Titolario Unico è frutto del lavoro di un gruppo nazionale, che ha dato vita ad uno strumento uguale per tutti gli Atenei aderenti al progetto Titulus. Il Ministero per i Beni e le Attività Culturali - Direzione Generale degli Archivi lo ha approvato con nota 2.18708 del 14/12/2012. Dopo le opportune modifiche legate al Titolo II – Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia, il nuovo Titolario Unico è stato approvato con Decreto del Direttore Generale prot. 59811 del 21/12/2012 ed è entrato in vigore il 1°gennaio 2013.