La classificazione delle cose (persone, oggetti, eventi, etc.) fa parte della nostra attività cognitiva e quindi della nostra vita. Tutti noi ogni giorno classifichiamo come conosciuta/sconosciuta una persona che incontriamo per strada, per poi riclassificarla a sua volta nella sfera degli amici/avversari. Si tratta di una nota funzione neurologica, che serve ad orientarsi nelle attività della vita quotidiana e a contestualizzare la realtà con cui ci confrontiamo.
Il titolario di classificazione è uno strumento che serve ad ordinare i nostri documenti e a contestualizzarli, in modo tale da trovarli quando ci servono, capirne la funzione (se si tratta di documenti relativi ad una attività di gestione del personale, piuttosto che del patrimonio, piuttosto che degli organi direttivi, ecc.) metterli in relazione con gli altri documenti appartenenti allo stesso procedimento o affare amministrativo.
Per titolario di classificazione, in sintesi, quindi, un quadro alfanumerico di riferimento per l’archiviazione, la conservazione e l'individuazione dei documenti. Il titolario di classificazione si suddivide in titoli, i quali si suddividono in classi, le quali si suddividono in fascicoli. I titoli e le classi sono nel numero prestabilito dal titolario di classificazione e non sono modificabili né nel numero né nell'oggetto, se non attraverso particolari procedure che coinvolgono il gruppo lavoro interuniversitario. Ogni classe ha un numero variabile di fascicoli, cioè dipendente dagli affari e dai procedimenti amministrativi istruiti che, all'interno della medesima classe. Essi vengono numerati progressivamente e annotati nel repertorio dei fascicoli.
L'archivio in formazione, perciò, deve essere organizzato in misura predeterminata e, a questo proposito, la corretta classificazione - imprescindibilmente integrata con la fascicolazione - rappresenta uno degli snodi cruciali per effettuare la gestione dei documenti in maniera corretta, efficiente ed economica. Il titolario di classificazione, pertanto, rappresenta la logica in base a cui è costruito e ordinato il nostro archivio. Esso non contiene documenti singoli bensì fascicoli procedimentali. Ogni fascicolo è collocato in un titolo e in una classe e contiene tutti i documenti (legati tra di loro da quello che viene tecnicamente definito il "nesso archivistico") relativi a quella pratica in modo tale da poterne comprendere l'andamento.