CESIA - Settore Gestione protocollo informatico, flussi documentali e archivi

Mission

Gestione dei flussi documentali, del protocollo informatico e dell’archivio, anche attraverso l’utilizzo delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione.

Principali attività

• Presidio di tutte le procedure attinenti alla gestione del protocollo informatico che interessa l'Amministrazione Generale e le strutture di Ateneo, garantendo, in particolare, l’aggiornamento dei titolari di classificazione e delle tabelle di corredo, nel rispetto dei principi di interoperabilità tra le diverse amministrazioni universitarie nazionali, in armonia con le nuove implementazioni, gli aggiornamenti e le modifiche ritenute necessarie per lo sviluppo della procedura informatica.
• Attività connesse alla cura dei flussi documentali della posta in arrivo, in riferimento all'Amministrazione Generale, e assegnazione alle aree competenti.
• Definizione dei criteri di abilitazione e attribuzione dei livelli di autorizzazione per l’accesso alle funzioni del sistema di protocollo informatico.
• Raccolta dei Decreti Rettorali quale serie documentale su supporto cartaceo e tenuta del relativo repertorio.
• Attività di helpdesk di Ateneo per la consulenza e la risoluzione dei problemi relativi alla gestione del sistema di protocollo informatico e dei flussi documentali.
• Predisposizione e aggiornamento del Regolamento di gestione del protocollo informatico e del relativo Manuale di gestione.
• Definizione dei criteri tecnici e organizzativi per l’applicazione delle norme sull’utilizzo del Registro di Emergenza e sua applicazione.
• Supporto ai processi di cambiamento dell'organizzazione, garantendo l'aggiornamento e la modifica degli archivi per assicurare la normale gestione dei flussi documentali delle Aree Organizzative Omogenee.
• Supporto e promozione dei processi formativi rivolti al personale tecnico-amministrativo sulla gestione dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi e sulle specificità della procedura del protocollo informatico, in raccordo con l’Area del Personale.
• Partecipazione al processo di introduzione dell’albo online.
• Gestione casella di posta elettronica certificata dell’Amministrazione.