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ALCUNI CONSIGLI PER SCRIVERE BENE UNA E-MAIL FORMALE
Annoto qui di seguito una serie di consigli generali che possono tornare utili a studentesse e studenti o a future matricole per agevolare e rendere più efficaci e gradevoli gli scambi telematici, specialmente qualora non abbiano ancora esperienza con questo genere testuale.
- Non dimenticare di inserire l'oggetto. L'oggetto deve essere il più breve possibile (max 5-6 parole) e dare un'idea precisa del contenuto della e-mail. In assenza di oggetto, la e-mail può passare inosservata.
- Iniziare con una formula di cortesia (Gentile/Gentilissima-o/Gent.ma-o/Egregio-a) seguita dal titolo (anche abbreviato) della persona cui ci rivolgiamo (dott., dott.ssa, prof., prof.ssa) e da Nome+Cognome (o solo dal cognome); in alternativa, si può indicare il titolo della persona per esteso e con la lettera maiuscola. Esempi: "Gentile prof.ssa Bianchi" oppure "Gentile Professoressa". Si può anche iniziare più genericamente con una formula di saluto: "Buongiorno", "Buonasera", "Buon pomeriggio" seguita da titolo e cognome del destinatario. La formula iniziale è seguita da virgola e a capo.
- Il corpo del testo della e-mail inizia con la lettera minuscola. Cerchiamo di esporre la questione in maniera chiara e sintetica, nei suoi aspetti essenziali. Nelle e-mail formali si usa il Lei, o il Voi se ci rivolgiamo a un gruppo di persone. Può essere utile presentarsi in poche parole.
- Si conclude con una formula di chiusura e congedo. Ad esempio: "In attesa di risposta/di riscontro, La ringrazio e Le porgo i miei saluti più cordiali" / "Ringrazio dell'attenzione e porgo distinti saluti" / "Grazie molte dell'aiuto, cordialmente" / “Grazie molte dell’attenzione. Saluti cordiali”. Anche la formula di chiusura e congedo è seguita da virgola e a capo.
- Se sono le prime e-mail che inviamo al destinatario, firmarsi con nome e cognome per esteso. Se invece abbiamo già avuto uno scambio di e-mail prolungato, ci si può firmare anche con l'iniziale del nome puntata seguita dal cognome per esteso.
- Rileggere tutte le parti testuali della e-mail, per correggere le frasi non chiare e i refusi.
- Non dimenticare di inserire gli eventuali allegati.
Le formule di apertura e di chiusura non sono inezie in quanto una e-mail formale è, nelle sue parti testuali, esattamente come una lettera formale; non è una chat informale. Non usarle dà un'idea di rozzezza e di ignoranza dei registri linguistici.
Esempio di e-mail formale:
Gentile prof.ssa Bianchi,
vorrei chiederLe se per il corso di Filologia medievale e umanistica va bene anche l'edizione X del libro Manuale di filologia in quanto l'edizione Y in programma non è più in commercio.
La ringrazio dell'attenzione e Le porgo i miei saluti più cordiali.
Caio Sempronio
