Utilizzo Spazi universitari e valorizzazione dell’immagine dell’Ateneo

Uso temporaneo di spazi dell'Università di Bologna

L’uso temporaneo di spazi dell’Università di Bologna – fino ad un massimo di 29 giorni in un anno - è disciplinato da un apposito Regolamento, emanato con DR 1191/2015 e successivamente aggiornato con DR 1084/2016, i cui punti sono di seguito sintetizzati:

• l’uso di tali spazi è prioritariamente destinato alle attività istituzionali, tuttavia anche i soggetti terzi, possono utilizzare temporaneamente gli spazi di cui l’Università ha la disponibilità, a condizione che il loro utilizzo sia compatibile con l’immagine dell’Ateneo;
• la richiesta va presentata anche via e-mail, almeno 30 giorni prima della data d’inizio dell’evento alle Strutture in cui gli spazi si trovano (Dipartimenti/Aree Amministrative/Campus).

• le richieste che riguardano spazi esterni all’Ateneo (piazze, sottoportici, portici e aree esterne in genere) da chiunque presentate necessitano di autorizzazione per competenza da parte di altri soggetti (Comune, Soprintendenza…). Il soggetto richiedente dovrà chiedere e ottenere direttamente tali autorizzazioni/licenze/permessi degli altri soggetti a ciò preposti, e l’Ateneo potrà dare solo successivamente il proprio consenso. Per tale ragione, il termine per il rilascio dell’autorizzazione finale potrà avere tempi variabili;
• per le associazioni studentesche (riconosciute/accreditate o non riconosciute/non accreditate) e/o gruppi di almeno 15 studenti regolarmente iscritti all’Università, ad integrazione delle informazioni presenti in questa pagina, è possibile consultare le informazioni specifiche;
• la richiesta dovrà contenere le principali informazioni relative all’iniziativa e al richiedente lo spazio, quali: tipo di spazio richiesto, giorni e orari di utilizzo, capienza, tipologia e contenuti dell’iniziativa, pubblico cui è rivolta, programma anche provvisorio dell’evento, eventuali relatori e/o ospiti e personalità di prestigio, eventuali allestimenti e loro collocamento attraverso l’uso di planimetria, tempi previsti per gli allestimenti ed il rispristino dei luoghi; attrezzature e servizi tecnici necessari, anche forniti da terzi, eventuale agenzia/segreteria organizzatrice. La mancanza delle informazioni richieste, in quanto necessaria all’avvio dell’iter di autorizzazione, renderà la domanda inammissibile;
• la richiesta dovrà contenere anche il nominativo e i contatti di un referente organizzativo, che verrà contattato in breve tempo per le altre informazioni necessarie alla valutazione della richiesta;
• poiché gli atti con cui l’Università concede l’utilizzo degli spazi sono adottati secondo le norme del diritto privato, l’iter di valutazione della richiesta non rientra nell’ambito di applicazione della Legge 241/90, e la richiesta è rimessa alla insindacabile valutazione dell’Università;
• per riprese fotografiche o video a scopi giornalistici è sufficiente inviare  all’Ufficio Stampa dell’Università una richiesta via e-mail con le seguenti informazioni: gli spazi e/o i beni da riprodurre; i contenuti, le finalità e la destinazione delle riprese o riproduzioni; i giorni e gli orari delle riprese; la necessità di eventuali allestimenti e/o posizionamento di attrezzature;
• dopo l’approvazione della richiesta verrà sottoscritto un contratto oppure verrà rilasciata un’autorizzazione; la sottoscrizione del contratto o il rilascio dell’autorizzazione dovrà avvenire almeno 7 giorni lavorativi prima dell’evento/manifestazione e rappresenterà l’atto finale e necessario che autorizza l’evento stesso;
• l’uso degli spazi è soggetto a pagamento; il tariffario è articolato in base al tipo/ dimensione dello spazio, alla natura e alla tipologia dell’iniziativa. Il Regolamento (all’art. 8) specifica i casi in cui verrà applicata la tariffa, distinta - a seconda del tipo di evento - in tariffa di tipo ordinario o agevolata. Ad ogni contratto che verrà stipulato in base alla tariffa ordinaria verrà aggiunto il costo della pratica di €50,00;
• la richiesta di uso temporaneo di spazi per lo svolgimento di riprese fotografiche, cinematografiche, multimediali o altre iniziative speciali, quali ad esempio mostre, viene valutata dall’Ufficio Promozione e Servizi di Comunicazione (SSRD) per quanto attiene alla diffusione dell’immagine di Ateneo; l’uso e la diffusione di diciture che richiamino l’Alma Mater Studiorum-Università di Bologna, il Marchio di Ateneo e il Marchio di Struttura devono essere espressamente autorizzate; 
• l’eventuale attività di esposizione e informazione promozionale è consentita se nell’ambito di congressi e convegni, previo nulla osta del Settore Comunicazione (SSRD);
• la richiesta di uso temporaneo di spazi va inoltrata anche in caso di eventi patrocinati; 
• è escluso l’utilizzo degli spazi di Ateneo per manifestazioni e iniziative promosse da forze politiche e partitiche.

L’uso di uno spazio per una durata superiore a 29 giorni nell’anno, non rientra tra le ipotesi previste dal Regolamento e può essere autorizzato solo dal Consiglio di Amministrazione di Ateneo previa istruttoria.

Sono a carico del richiedente le comunicazioni all’Autorità di Pubblica Sicurezza; gli adempimenti previsti dalla normativa sul diritto d’autore; gli altri obblighi previsti dalla normativa vigente in relazione al tipo di manifestazione. Sono compresi tra tali adempimenti le autorizzazioni che dovranno essere richieste agli Enti territoriali (es. Comune) quando lo spazio è gravato da servitù di uso pubblico, oppure quando lo stesso è richiesto per lo svolgimento di manifestazioni di pubblico spettacolo o di pubblico intrattenimento da svolgersi in spazi aperti al pubblico. Per gli spazi gravati da vincolo artistico-storico-architettonico occorrerà anche il nulla osta da parte della Soprintendenza per i Beni Culturali territorialmente competente.

Contatti

Per informazioni sulla disponibilità degli spazi e autorizzazione al loro uso è possibile rivolgersi:

• ad ASB - Settore Gestione servizi e programmazione spazi - asb.programmazionespazi@unibo.it se lo spazio è gestito dall’Amministrazione Generale. In questo caso l’autorizzazione all’uso dello spazio (lettera/contratto) verrà rilasciata dal Dirigente dell’Area Servizi Bologna - ASB.

• ad ACCE - Settore Affari generali e personale, e-mail acce.affarigenerali@unibo.it, se lo spazio è gestito dal Campus di Cesena
• ad ACFO - Settore Affari generali e personale - Ufficio Affari Generali, e-mail acfo.ufficioaaggforli@unibo.it, se lo spazio è gestito dal Campus di Forlì
• ad ACRR - Settore Servizi contabili e amministrativi - Ufficio Convenzioni e gestione patrimonio - campusravenna.staff@unibo.it se lo spazio è gestito dal Campus di Ravenna
• ad ACRR - Settore Affari generali e servizi al personale - Ufficio Segreteria di Campus e rapporti istituzionali - mail campusrimini.segrdirezione@unibo.it se lo spazio è gestito dal Campus di Rimini

• al Responsabile della singola struttura universitaria (es. Direttore Dipartimento, dirigente di Area Amministrativa, ecc.) se lo spazio è alla stessa assegnato ( es. Dipartimento, Area Amministrativa). In questi casi si rinvia al relativo contatto, in quanto diverso per ciascuna struttura. 

Per l’autorizzazione all’uso del Marchio di Ateneo è possibile rivolgersi:

• al Settore Comunicazione comunicazione@unibo.it

Per l’autorizzazione all’uso del Marchio di Struttura è possibile rivolgersi:

• al Responsabile della Struttura (es. Presidente del Consiglio di Campus, Direttore Dipartimento, Dirigente, ecc.)

Per informazioni inerenti l’autorizzazione a riprese fotografiche, cinematografiche o altre iniziative speciali, e per l’uso e la diffusione di diciture che richiamino l’Ateneo è possibile rivolgersi:

• al Settore Comunicazione comunicazione@unibo.it

Per informazioni su servizi giornalistici, riprese televisive o radiofoniche è possibile rivolgersi:

• all'Ufficio Stampa di Ateneo uffstampa@unibo.it