Informativa per il trattamento dei dati degli utenti di Sebina Open Library

L’informativa ha l’obiettivo di fornire alcune indicazioni sui dati personali trattati dalle biblioteche afferenti al Polo Unificato Bolognese del Servizio Bibliotecario Nazionale (SBN) mediante l’applicativo Sebina Open Library.

Ai sensi dell’art. 13 del D.lgs. 196/03 (di seguito denominato “Codice”), forniamo agli utenti del Polo le seguenti informazioni:

  • I dati relativi all’utente che si autentica o si registra in questo sito vengono raccolti e sono successivamente aggiornati ai fini esclusivi dello svolgimento delle attività istituzionali delle biblioteche afferenti al Polo Unificato Bolognese del Servizio Bibliotecario Nazionale (SBN). I dati possono essere altresì trattati per finalità storiche e statistiche.
  • Il conferimento dei dati ha natura obbligatoria, in quanto necessario ai fini dell’erogazione dei servizi del Polo e della tutela del materiale documentario. L’eventuale rifiuto al conferimento dei dati personali comporta l’impossibilità di usufruire dei servizi web forniti dal Polo, ad esempio prenotazioni, salvataggio di bibliografie, ricerche, ecc..
  • Il trattamento dei dati (tramite registrazioni manuali e/o strumenti informatici) viene realizzato soltanto da personale incaricato delle Biblioteche del Polo Unificato Bolognese del Servizio Bibliotecario Nazionale (d’ora in poi Polo UBO SBN) secondo modalità idonee a garantirne la sicurezza e la riservatezza.
  • Nel caso in cui l’utente acceda allo spazio utilizzando un account federato (http://www.lepida.it/cosa-facciamo/servizi/federa) o un account di Sebina Open Library, tutte le biblioteche del Polo potranno visualizzare la  scheda anagrafica dell’utente contenente tra gli altri dati: nome, cognome, codice fiscale, indirizzo di residenza e numero di telefono.
  • La biblioteca può effettuare operazioni di trattamento dei dati per la compilazione e la diffusione di statistiche, in forma assolutamente anonima, sulla composizione dell’utenza che utilizza il sito e sui servizi bibliotecari (es: accesso al materiale documentario delle Biblioteche).
  • Contitolari dei dati personali resi dall’interessato sono gli enti sottoscrittori della Convenzione per la gestione del Polo Unificato Bolognese: IBACN–Istituto per i beni artistici culturali e naturali della Regione Emilia-Romagna, MiBACN–Ministero per i beni e le attività culturali, Alma Mater Studiorum–Università di Bologna, Comune di Bologna, Città Metropolitana di Bologna
  • Sono responsabili del trattamento dei dati personali i responsabili delle biblioteche del Polo, il cui elenco potrà essere fornito su richiesta all’indirizzo: polosbnubo@lists.unibo.it.
  • Per consentire all’utente di essere identificato e usufruire dei servizi offerti dagli altri Poli, i dati possono essere comunicati ad altri Poli del Servizio Bibliotecario Nazionale attivi nella Regione.
  • L’interessato può esercitare i diritti di cui all’art. 7 del d.lgs.196/03, contattando ASDD all’indirizzo: polosbnubo@lists.unibo.it

Specifiche sul trattamento dati inerenti il servizio di prestiti

1.   Uso dei contatti (anche telefonici e indirizzi mail) per il servizio prestiti

Le Biblioteche d’Ateneo intendono snellire e ottimizzare alcune delle procedure relative al servizio di prestito dei libri, in particolare per quanto riguarda le comunicazioni agli utenti relative a servizi da questi richiesti (prestito locale o interbibliotecario, document delivery, acquisto di libri).

Oltre all'indirizzo postale, al telefono fisso o alla posta elettronica, sono utilizzati anche i numeri di telefono cellulare forniti dagli utenti all'atto dell'iscrizione al prestito. I numeri di telefono cellulare sono utilizzati sia per  comunicazioni verbali che per l'invio di brevi messaggi di testo (sms, short message service) allo scopo di fornire comunicazioni strettamente attinenti al corretto svolgimento dei servizi offerti dalla Biblioteca.

Ciò premesso, con la presente informativa si rende noto agli utenti che i messaggi e le comunicazioni inviati dalla Biblioteca tramite i suddetti strumenti riguarderanno:

  • avvisi della disponibilità di documenti (libri) prenotati dall'utente
  • avvisi della disponibilità di documenti (libri o articoli) richiesti dall'utente in prestito interbibliotecario o in document delivery
  • avviso della disponibilità di libri dei quali l'utente abbia proposto l'acquisto
  • avviso della scadenza del termine di prestito dei libri

La vigente normativa sulla tutela dei dati personali e del loro trattamento in formato elettronico e, più in particolare,  una recente indicazione del Garante della Privacy sull'uso dei brevi messaggi di testo da parte dei soggetti pubblici, consentono a questi ultimi di inviare sms per comunicazioni istituzionali nell'ambito dei propri compiti, senza sollecitare la manifestazione di un consenso, e per le sole finalità connesse a una specifica richiesta o indicazione dell'interessato.

In particolare, l’invio di sms agli utenti avverrà per la comunicazione del primo sollecito di restituzione successivo alla scadenza dei termini di prestito, nell’ambito delle operazioni di configurazione del sottosistema di prestito di Ateneo propedeutiche all’applicazione del Regolamento di Ateneo sulla durata del prestito dei beni bibliografici e conseguenze. La spedizione degli sms avverrà a cura delle singole Biblioteche d’Ateneo, quale titolare autonomo.
La spedizione verrà gestita per mezzo di una piattaforma software fornita da un'azienda specializzata in telecomunicazioni, nominata al tal fine “Responsabile del trattamento” e il cui nominativo potrà essere fornito su richiesta dell’interessato scrivendo a privacy@unibo.it. La Biblioteca non  comunica alla ditta di cui sopra né ad altri soggetti pubblici o privati i dati anagrafici, gli indirizzi postali e i numeri di telefono dei propri utenti per finalità ulteriori rispetto a quelle descritte nell’informativa.

Si raccomanda agli utenti di comunicare tempestivamente al personale addetto al servizio di prestito: la cessione a terzi; la variazione del numero di cellulare; di altri recapiti forniti all'atto dell'iscrizione al servizio.

2.   Circolazione dei dati inerenti i prestiti

Al fine di preservare il patrimonio librario dell’Ateneo, alcuni uffici che hanno contatti con il pubblico potranno avere evidenza del numero di libri o riviste in prestito a un utente con l’obiettivo di sollecitarne la restituzione. Tale trattamento è svolto dall’Ateneo, in qualità di autonomo titolare. L’elenco dei Responsabili del trattamento è conoscibile scrivendo all’indirizzo privacy@unibo.it. I dati non saranno oggetto di comunicazione.