ACRN - Settore Affari generali e servizi al personale - Ufficio Segreteria di Campus e rapporti istituzionali

Silvia Gnoli

Responsabile

Mission

Supportare l'attività istituzionale e di rappresentanza di natura generale rivolte all’utenza interna e all’utenza istituzionale del Campus di Rimini, di supporto al Coordinatore del Consiglio di Campus, al Consiglio di Campus  e al Dirigente.
Assicurare il coordinamento complessivo, sotto il profilo amministrativo e gestionale, della comunicazione istituzionale, di eventi, iniziative e programmi/progetti di intervento che coinvolgono altri Enti (es. Enti Locali, Fondazioni, Associazioni, Comitati ed Ente di sostegno, ecc.).

 

Principali attività

  • coordinamento e gestione delle attività necessarie all'operatività del Coordinatore del Consiglio di Campus e del  Consiglio di Campus;
  • cura dei rapporti e delle relazioni con Istituzioni pubbliche e private;
  • supporto alle attività istituzionali e di rappresentanza del Coordinatore del Consiglio di Campus e del Dirigente;
  • supporto al Dirigente nell’attività di direzione e coordinamento complessivo dell’Area;
  • supporto amministrativo alle attività istituzionali e di funzionamento del Consiglio di Campus: convocazione delle sedute, coordinamento dell'istruttoria dei  riferimenti, supporto alla verbalizzazione delle sedute;
  • raccolta ed elaborazione dati, costruzione, aggiornamento e monitoraggio degli indicatori delle attività di natura non finanziaria del Campus e supporto nelle attività di reporting finalizzate alla programmazione e al monitoraggio;
  • attività di segreteria direzionale a supporto del Dirigente e del Coordinatore del Consiglio di Campus;
  • gestione pratiche di richiesta di utilizzo degli spazi assegnati all’Area di Campus da parte di enti;
  • gestione dei flussi documentali relativi ai processi dei Campus attraverso il sistema di protocollo in entrata dei Settori/Uffici dell’Area di Campus (ad esclusione dei flussi documentali della Segreteria Studenti): attività di registrazione, classificazione e assegnazione dei documenti ai Settori/Uffici competenti e della Posta Elettronica Certificata - PEC;
  • gestione automezzo assegnato all’Area di Campus;
  • supporto al Servizio Procedimenti Elettorali di Campus per le procedure elettorali del Campus e supporto l'Amministrazione generale per le procedure elettorali d’Ateneo articolate sui Campus;
  • supporto alle attività del Gruppo di Lavoro per la gestione e la programmazione integrata dell'utilizzo delle aule assegnate all’Area di Campus;
  • supporto alle relazioni tra strutture didattiche e scientifiche e articolazioni territoriali della sede;
  • coordinamento delle attività di comunicazione interna e supporto alla comunicazione istituzionale rivolta all'esterno;
  • gestione dei parcheggi dell’Area di  Campus;
  • supporto all’organizzazione di eventi a carattere istituzionale;
  • supporto alle cerimonie in collaborazione con l’Ufficio Cerimonie di Ateneo;
  • gestione delle pratiche per la concessione del patrocinio con o senza uso del logo;
  • preparazione e trasmissione di disposizioni  interne all'Area di Campus e diffusione di note e documenti provenienti dall'Amministrazione Generale e dalle altre strutture di Ateneo;
  • istruttoria finalizzata alla stipula di accordi, convenzioni e protocolli per le esigenze dell’Area di Campus e predisposizione dei relativi atti;
  • supporto alle attività amministrative connesse all’ attivazione delle Strutture (Dipartimento, Vice-Presidenze, Strutture ex art. 25) con sede nel Campus  e delle loro articolazioni (UOS) in collaborazione con il Responsabile dell'Ufficio Personale e Affari Generali del Campus;
  • monitoraggio del database del Personale Docente e Ricercatore in servizio presso le Strutture didattico-scientifiche del Campus;
  • coordinamento e supporto al presidio della sicurezza negli spazi assegnati  all’Area di Campus  in collaborazione con il Servizio di Prevenzione e Prevenzione;
  • rapporti con il Servizio di Prevenzione e Protezione per l’analisi di particolari criticità, per sopralluoghi periodici ai fini dell’aggiornamento dei DVR di competenza, per promuovere e supportare specifiche attività formative in funzione di particolari esigenze;
  • supporto al Dirigente per la stesura di convenzioni/contratti/accordi/protocolli per uso spazi e per disciplinare le modalità di gestione della sicurezza negli edifici assegnati a più Strutture/Aree;
  • supporto al Dirigente per la verifica dell’adeguatezza degli spazi di competenza rispetto all’utilizzo dei locali e alle attività che ivi si svolgono;
  • rapporti con AUTC, i preposti, gli addetti locali per la sicurezza per la soluzione di specifiche problematiche connesse alla gestione della sicurezza degli spazi assegnati all’Area di Campus.