Il progetto Almarchivi

Il progetto "Almarchivi" nasce con l'obiettivo di razionalizzare, semplificare e rendere più efficiente la gestione dei flussi documentali applicando le regole della moderna scienza archivistica.

La maggior parte dell'attività delle pubbliche amministrazioni si svolge attraverso la produzione di documenti. Questi documenti vanno gestiti e cioè protocollati, inviati agli uffici competenti, comunicati alle persone responsabili dei procedimenti (RPA) a cui si riferiscono, archiviati e conservati correttamente. ll progetto "Almarchivi" ha preso l'avvio in seguito all'emanazione del D.P.R. n. 428 del 1998 (oggi divenuto parte del del D.P.R. n. 445/2000 - Testo unico sulla documentazione amministrativa), attuativo della Legge n. 59/1997 (Legge Bassanini). Tale norma prevedeva, entro il 2002, per tutte le pubbliche amministrazioni l'obbligo di introdurre un sistema per la protocollazione informatica dei documenti amministrativi. A tal fine il nostro Ateneo ha deciso di aderire al progetto interuniversitario Titulus. Almarchivi, quindi, è l'applicazione all'Alma Mater Studiorum - Università di Bologna, del progetto nazionale Titulus.

Titulus non è semplicemente un software per la gestione informatica del protocollo. Si tratta, piuttosto, di un sistema informativo (cioè di un insieme di regole e procedure), costruito secondo criteri dettati dalla moderna scienza archivistica, per la protocollazione e la gestione dei flussi documentali. Esso si basa su un sistema di classificazione dei documenti (il titolario di classificazione) che fa riferimento alle funzioni logiche delle università (cioè ai compiti istituzionali che esse devono svolgere) e non alle competenze dei singoli uffici (che dipendono dalle scelte organizzative di ciascun ateneo). Per questo motivo Titulus può essere adottato da qualsiasi Università a prescindere dall'organizzazione interna (poiché tutti gli atenei, seppur con modalità differenti, svolgono le medesime funzioni: didattica, ricerca, servizi). Il punto di partenza è rappresentato dal protocollo: ogni documento in entrata, in uscita, tra uffici, viene protocollato (cioè registrato) e in tal modo entra nel sistema di gestione documentale. Ogni documento, inoltre, deve essere classificato (il documento viene contestualizzato in base alla funzione che esso svolge all'interno dell'organizzazione) e fascicolato (legato inscindibilmente a tutti i documenti che fanno parte dello stesso procedimento amministrativo, processo, affare). I singoli documenti, infatti, non sono sufficienti a comprendere lo svolgimento di una pratica; per comprendere la storia di un procedimento c'è bisogno di tutti i documenti che ne fanno parte, ordinati in base alla loro cronologia: per comprendere come si è svolto un concorso, ad esempio, devo avere tutta la documentazione che compone quell'iter, dal bando, alla nomina della commissione, alle domande, ai verbali di svolgimento delle prove, fino all'approvazione del provvedimento finale.

La corretta gestione documentale ha una triplice funzione:

  1. giuridico-probatoria: con la registrazione di protocollo si certifica che quel documento è arrivato o partito in una certa data, che lo ha spedito e quindi inviato un certo soggetto, che riguarda un certo argomento, etc. Da questo momento il documento diviene giuridicamente rilevante per l'ente; prima della protocollazione il documento, infatti, dal punto di vista giuridico non esiste;
  2. gestionale: il documento viene classificato; la classificazione serve ad ordinarlo secondo regole razionali; in base alla classificazione è possibile archiviarlo in modo corretto (in modo da poterlo trovare facilmente se serve), spedirlo alle strutture e/o persone competenti, seguire i passaggi del procedimento o affare cui si riferisce, sapere per quanto tempo è necessario conservarlo (in modo da poterlo scartare quando non serve più).
  3. storico-culturale: la corretta conservazione è la base di partenza imprescindibile per il lavoro degli storici e per la conservazione della memoria.

Titulus è stato recepito dalla stragrande maggioranza delle Università Italiane. Oggi si può dire sia divenuto lo standard nazionale universitario per quel che riguarda la gestione degli archivi e dei flussi documentali. In base alle regole fissate da questo sistema informativo è nato un software che ha lo stesso nome. Esso si limita a informatizzare le stesse procedure previste dal sistema informativo (in modo da renderle più rapide e sicure). Tale software rispetta le norme di protocollazione fissate dal citato D.P.R. n. 445/2000 e dalle regole tecniche di DigitPA (già CNIPA, Centro Nazionale per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione). Esso, inoltre, è predisposto per l'utilizzo della firma digitale, della posta elettronica certificata (PEC) e per la marcatura XML delle registrature di protocollo in ottemperanza alle disposizioni di legge contenute nel Codice dell'Amministrazione Digitale (D. Lgs. n. 82/2005 e D. Lgs. 235/2010 - CAD) .