ACCF - Settore Affari generali e servizi al personale Cesena e Forli' - Ufficio Affari generali e servizi al personale di Forli'

Gisella Fagotti

Responsabile

Mission

Sotto il profilo degli affari generali, la mission dell’Ufficio consiste nell'assicurare il supporto organizzativo e amministrativo alle funzioni, ai rapporti istituzionali e alle attività di rappresentanza del Dirigente e degli Organi del Campus di Forlì. L'Ufficio inoltre assicura la programmazione e la gestione delle aule e degli spazi per la didattica, nonché degli spazi per eventi istituzionali e da parte di soggetti terzi, con riferimento ad entrambi i Campus. Sotto il profilo dei servizi al Personale, l'Ufficio collabora con il Settore nell'erogazione di servizi amministrativi rivolti al Personale T.A. del Campus di Forlì e nell'espletamento delle procedure di reclutamento e selezione relative alle diverse tipologie di Personale a contratto per le esigenze delle Strutture didattiche e di ricerca che operano nella sede di Forlì, a loro richiesta.

 

Principali attività

  • Assicura le attività di segreteria e la gestione delle agende del Dirigente e del Coordinatore del Campus di Forlì;
  • Gestisce la programmazione, la facilitazione e la verbalizzazione delle riunioni periodiche del Dirigente con i Responsabili di Settore;
  • Supporta, sotto il profilo amministrativo, organizzativo ed operativo, le attività istituzionali e di rappresentanza del Dirigente e del Coordinatore del Campus di Forlì, nonché la tenuta dei rapporti con i diversi soggetti e organismi istituzionali;
  • Fornisce supporto amministrativo e organizzativo all’attività di comunicazione interna e di comunicazione istituzionale rivolta all’esterno, raccordandosi con l’esperto in comunicazione;
  • Gestisce i flussi documentali relativi ai processi del Campus di Forlì, in particolare attraverso la gestione del Protocollo in entrata dei Settori/Uffici dell’Amministrazione di Campus (ad esclusione dei flussi documentali della Segreteria Studenti), provvedendo alla registrazione, classificazione, assegnazione dei documenti ai Settori/Uffici competenti, nonché alle richieste di creazione e spostamento utenze Titulus, e della Posta Elettronica Certificata – PEC;
  • Gestisce la postalizzazione della corrispondenza tradizionale, il suo smistamento e le spedizioni;
  • Convoca le sedute degli Organi del Campus di Forlì, partecipa all’istruttoria dei relativi riferimenti d’intesa con i Settori/Uffici coinvolti e cura l’inoltro della documentazione preparatoria e dei verbali ai componenti;
  • Può supportare la verbalizzazione delle sedute degli Organi dei Campus di Cesena e Forlì;
  • Gestisce le procedure elettorali del Campus di Forlì e supporta l’Amministrazione generale nelle procedure elettorali d’Ateneo articolate sul Campus;
  • Supporta l’organizzazione di eventi a carattere istituzionale del Campus di Forlì;
  • Supporta, sotto il profilo amministrativo, organizzativo ed operativo, le attività di natura trasversale che, prevedendo il coinvolgimento di più Unità Organizzative, rendano necessaria la funzione di raccordo a livello centrale assicurata dal Settore;
  • Cura la raccolta ed elaborazione dati, costruzione, aggiornamento e monitoraggio degli indicatori delle attività di natura non finanziaria del Campus di Forlì e supporta le attività di reporting finalizzate alla programmazione e al monitoraggio delle medesime;
  • Gestisce le pratiche per la concessione del patrocinio con o senza uso del logo;
  • Cura la programmazione e la gestione delle aule e degli spazi per la didattica per le esigenze di entrambi i Campus e ne coordina l’utilizzo da parte dei Corsi di studio con sede a Cesena e Forlì;
  • Gestisce le richieste di spazi del Campus di Forlì per eventi istituzionali e da parte di soggetti terzi, nonché, per entrambi i Campus, provvede alla stesura del testo contrattuale e agli adempimenti conseguenti;
  • Supporta la gestione degli spazi comuni assegnati all’Area di Campus (ad esempio parcheggi);
  • Assicura al Settore attività amministrative e di segreteria a supporto dell’erogazione di servizi amministrativi rivolti al Personale T.A. del Campus di Forlì e dell’espletamento delle procedure di reclutamento e selezione relative alle diverse tipologie di Personale a contratto per le esigenze delle Strutture didattiche e di ricerca che operano nella sede di Forlì, a loro richiesta;
  • Assicura il monitoraggio e l’aggiornamento dei database relativi al Personale strutturato (Tecnico-Amministrativo, Docente e Ricercatore) e a contratto della sede, nonché del Repertorio informatico e dell’archivio relativo a Contratti, Convenzioni, Provvedimenti e Verbali relativi alla sede;
  • Gestisce, sotto il profilo amministrativo e organizzativo, il Servizio Civile Volontario presso le sedi del Campus di Forlì e i progetti di stage formativi presso le sedi medesime (ad esempio in alternanza scuola-lavoro);
  • Cura la corretta esecuzione di accordi, convenzioni e protocolli relativi alle competenze dell’Ufficio;
  • Supporta il Dirigente nel rapporto con l’Addetto Locale circa gli adempimenti e gli aggiornamenti amministrativi in tema di sicurezza e spazi del Campus di Forlì assegnati al presidio del Dirigente ai fini della sicurezza.