Il Decreto Ministeriale n. 55 del 3 aprile 2013 ha introdotto l’obbligo della fatturazione elettronica nei rapporti economici con la Pubblica Amministrazione in attuazione di quanto previsto dalla Legge 244/2007 art. 1 commi da 209 a 214.
Dal 31 marzo 2015 i Fornitori possono produrre esclusivamente fatture elettroniche nei confronti di tutte le unità organizzative dell’Università di Bologna.
L’Università di Bologna restituisce le fatture emesse dai fornitori in modalità cartacea e le fatture elettroniche che, pur emesse nei termini corretti, non riportano CUP e CIG, nei casi obbligatori per legge.
I Fornitori sono tenuti a dotarsi di soluzioni per la fatturazione elettronica verso l’Università (come verso le altre Pubbliche Amministrazioni), nel rispetto delle specifiche tecniche reperibili sul sito FatturaPA.
Si segnala che nell’ambito delle procedure d’acquisto effettuate tramite mercato elettronico delle Pubbliche Amministrazioni (MEPA), il portale degli Acquisti in Rete del MEF (AcquistinretePA), curato da Consip, rende loro disponibili in via non onerosa i servizi e gli strumenti di supporto di natura informatica in tema di generazione e gestione della fattura elettronica.
Nel sito FatturaPA è possibile reperire le informazioni necessarie, “regole tecniche” e “linee guida” al fine di facilitare la predisposizione della fattura elettronica.
Tutte le operazioni di ricevimento, riconoscimento e accettazione o rifiuto delle fatture elettroniche sono effettuate dalle strutture dell’Università di Bologna mediante il sistema SDI (Sistema di Interscambio), mentre i pagamenti continuano ad essere effettuati con le consuete modalità.
Si raccomanda di indicare in fattura il codice IPA della corretta unità organizzativa alla quale deve essere inviata la fattura per indirizzare correttamente le fatture.
Deve essere utilizzato il Codice di una delle unità presenti nell'Allegato A[.xls], individuata in base alla unità organizzativa che ha emesso l’ordine, con la quale è stato stipulato il contratto o che ha comunque inviato la comunicazione per l’emissione della fattura.
L’assenza del codice IPA comporta il rifiuto della fattura già dal Sistema di Interscambio.
Le unità organizzative possono subire dei cambiamenti. Oltre all’elenco contenuto nell’Allegato A è possibile rintracciare i codici IPA delle rispettive unità organizzative anche consultando direttamente l'Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA).
Le singole unità organizzative dell’Università provvedono ad inviare ai propri Fornitori una specifica comunicazione con l’indicazione del proprio codice IPA, ricordando altresì le altre informazioni che devono essere inserite nella fattura elettronica per facilitare la riconciliazione della fattura elettronica agli ordini o contratti e accelerare le operazioni di pagamento.