È prassi consolidata per l'Ateneo utilizzare la posta elettronica come strumento privilegiato per comunicare al proprio interno, tra docenti, personale tecnico amministrativo, studenti, come con l’esterno.
Sviluppando le risorse messe a disposizione dalle nuove tecnologie l’Ateneo si è posto l’obiettivo di rendere più agevole la comunicazione, riducendo i tempi dell'azione amministrativa e limitando il consumo di carta.
Tale sviluppo nelle modalità comunicative dell’Alma Mater ha inevitabilmente generato un sensibile aumento della quantità di posta elettronica processata, sia in entrata che in uscita. Le conseguenze di tale cambiamento, insieme alla sollecitazione di più specifici e vari utilizzi richiesti da parte degli utenti, ha portato DiCCI, AAGG e CeSIA a riflettere sull’efficacia e correttezza dei processi di comunicazione digitale e sulle modalità di diffusione delle informazioni, producendo le "Linee guida per l’utilizzo delle liste di distribuzione d’Ateneo".
La creazione e l'attivazione della lista di distribuzione avviene, salvo diverse indicazioni, entro 5gg lavorativi dalla data della richiesta ad Autorizzazione Liste (autorizzazioneliste@unibo.it)
Le Linee guida operano:
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distinguendo sostanzialmente le attività tra istituzionali e non;
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utilizzando le opzioni offerte dalla tecnologia implementata dal Cesia: liste di servizio, liste con possibilità di cancellazione, liste ad iscrizione;
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proponendo una modalità di richiesta e abilitazione semplificata e omogenea.
L’obiettivo è raggiungere un equilibrio efficace tra l’esigenza di garantire la capacità di comunicazione e quella di disciplinarne le modalità a beneficio generale degli utenti, nel rispetto della normativa sulla privacy.